時代変化に伴ってより高度な知的労働が求められる、また雇用の流動化に伴って離職防止等が必要とされる中で、従業員のエンゲージメントやウェルビーイング、またメンタルケアに注目が集まり、1対1の「面談/対話/1on1」に注目が集まっています。
一方で、管理職や人事だけすべての従業員に高品質の面談を提供するのは難しいという実情もあり、面談代行を導入する企業も増えています。記事では、面談代行サービスの概略や第三者が面談するメリット、具体的なサービスや活用法を紹介します。
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＜目次＞
- 面談代行サービスとは？
- 面談代行サービスの利用目的
- 面談代行サービスを利用するメリット
- 面談代行サービス14選
- 面談代行サービスを選ぶ際のポイント
- 面談代行の活用事例
- 面談代行を利用する際の注意点
- 面談代行（社外面談）と社内面談を組み合わせる
面談代行サービスとは？
面談代行サービスとは、人事担当者や上司などが実施する従業員の面談（社内面談や1on1）を代わりに実施してくれるサービスです。
社内で実施される面談には、
- 上司等が主に実施する成果創出が目的のもの
- 上司や人事が実施するエンゲージメント向上やキャリア支援を目的とするもの
- 人事が実施する定期的なケアや実態把握
- メンタルケア、ハラスメント対応
- 退職者へのヒアリング
- 内定辞退の防止を目的とした内定者面談
など、いくつかの目的や種別があります。面談代行サービスは、これらのような面談を外部の専門家が代わりに実施してくれるものです。
なお、面談代行サービスという場合に、採用活動内で実施される「カジュアル面談」を代行してくれるもの、また、「一次面接等の代行」をしてくれるもの（RPOの一種）もありますが、本記事では「社内面談」の代行サービスに限定する形で紹介していきます。
面談代行サービスの利用目的
社内面談を代行する目的は、大きく分けると以下の３つに分類できます。
心理的安全性の確保
社内面談は、上司や人事が実施する形で実施されているでしょう。上司や人事は同じ会社に属する身内であることから会社内の事情や制度、状況をよく理解できるというメリットがある一方で、心理的安全性という点では課題があることがあります。
従業員にとって上司は「評価者」です。また人事も、従業員との直接的な利害関係はなくても、経営層と近い存在であり、人事制度の担い手であり、「組織側の人」として見られます。
そうなると本音で話すことが難しくなります。自分の評価が下げられてしまうことを恐れたり、経営陣に報告されてしまうのではないかと不安になったりすることで、とくにネガティブな感情を出すことや組織へのマイナス的な発言、転職や独立等のテーマに触れるような話はされにくくなります。
ハラスメント等の相談や通報の場合も、「社内窓口（人事や内部監査など）には言いにくい」という声もあります。社内にある窓口に対しては「匿名が守られる」と言われても、組織内だからこその不安があり相談・通報しにくいケースも多々あります。
利害関係のない第三者が面談を代行することで、相談する側の心理的安全性が確保され、本音を言いやすくなります。
専門性による面談効果の向上
一般的な面談でも、扱うテーマによっては傾聴やコーチングのスキルが必要です。やはり効果的な面談を実施し、相手の本音を引き出す・内省を促すためには、面談する側のスキルが求められるのです。
管理職等に研修等を実施しても、元々のタイプによってスキルとの相性もあります。そのため、管理職全員が効果的な面談を実施できる能力を身に付けることは難しいものです。
また、テーマによっては専門性が必要とされることもあります。メンタルケア等であれば、上司側の勝手な判断や不適切なアドバイスによって、部下のメンタル状態がかえって悪化してしまうリスクもあります。
テーマに応じて、キャリアコンサルタント、産業医、カウンセラーなど、専門性を持った人が面談することで適切な対応を取ることができ、面談の効果が向上します。
面談負担の軽減
近年、従業員のキャリア支援、ウェルビーイングなどの取り組みが実施される中で、管理職の負担は増大する傾向にあります。
ただでさえ、業務の難易度も向上する傾向にある中で、管理職の1on1に目標達成と人材育成に加えて、エンゲージメント向上、キャリア支援、ストレスマネジメント、ワークライフバランスまで…と委ねてしまうと、過大な負荷となる可能性があります。
また、面談は個別に実施するものです。従業員数が増えてくれば、人事が定期面談を実施することも大きな負荷になります。ある100名規模の会社では、2名の人事で各事務所まで赴いて、近くのファミレス等でひたすら面談を実施。人事側が疲弊してしまったと言います。
面談を外部化することで、こうした管理職・人事の負荷を軽減し、本来の目標達成と人材育成、そして社内でしかできない人事施策等に集中することができます。
面談代行サービスを利用するメリット
面談代行サービスを利用して外部の専門家の力を借りることで、以下のようなメリットが得られます。
面談効果が向上する
先ほど紹介したように、面談を外部化することで心理的安全性が確保されるようになります。
安心して何でも話せるようになることで、相談者は自分の中にたまっていたネガティブな感情を吐き出すことができます。思考や行動の足かせになっていたネガティブな感情を言語化しきることで、内省や理性的な思考ができるようになり、前向きな行動も促しやすくなります。
また、傾聴やカウンセリングの専門性を持った人が対応することで、感情や思考の言語化を適切にサポートでき、面談効果が向上します。
エンゲージメントの向上につながる
面談の品質、満足度は、組織や仕事のエンゲージメントにもつながります。専門家による質の高い面談を提供することで、従業員のエンゲージメントの向上も期待できます。
仕事への集中を阻害するストレス要因が取り除かれるようになるとともに、今の仕事に取り組む意味付け等がなされると、仕事に対して高い集中力を持って前向きに粘り強く取り組めるようになります。
とりわけ知識労働者が創造力を発揮して高いパフォーマンスを実現させるためには、高いエンゲージメントが必要になります。知識労働者が多い組織においては、組織全体のパフォーマンス向上も見込めるでしょう。
離職率の軽減につながる
オンライン面談が気軽にできるようになった現在、組織や仕事への不満やストレス、キャリアへの不安がつのった時、容易に「転職エージェントの面談で自分の市場価値を知りたい、キャリアを考えてみよう」といった選択肢になりがちです。
本音で相談することができ、また、転職を前提としないキャリア相談の場があると、キャリアビジョンの整理や社内でのキャリア選択肢が見えてきます。「社内でできることがある」と気づけるようにすることが離職率の軽減にもつながります。
さらに、退職者面談などで本当の退職理由を把握できるようになれば、効果的な改善策へとつなげていくこともできるでしょう。
従業員の本音や組織の実態を把握できる
まず社内の面談ではネガティブな本音は話されづらいというのは前述の通りです。さらに本音を聞いた場合でも、管理職や人事が面談をすると情報は実施者の手元に偏り、相談者の心理的安全性の確保とのバランスから外部には情報を共有しにくいという一面もあります。
また、面談担当者の立場としても、管理職は自分の担当領域、人事も組織・経営側の視点が強くなり、どうしてもフラットな視点で話を聞くことが難しく、バイアスの影響を受けやすくなります。
客観的な第三者がヒアリングを行い、本音の情報を収集してレポーティングすることで、却って実態がつかめるという効果があります。
人事との役割分担ができる
面談代行サービスは心理的安全性を確保しやすいことから、「本音を話して整理する」機能を強みとします。一方で、社内の事情や制度には詳しくなく、人事やマネジメントに関する提案や働きかけも出来ません。
しかし、面談代行サービスを使うことで、逆に人事側は、組織開発や社内だからできる「直接的な支援・解決」「仕組みの改善・整備・発信」といったアクションに集中できるようになります。こうした強みに応じた役割分担を行うことで、効率よく組織の改善を進めていくことができます。
面談代行サービス14選
主な面談代行サービスについて、提供元や特徴を紹介します。
Kakedas（株式会社Kakedas）
国家資格キャリアコンサルタントのみが登録する、日本最大級のキャリア相談／外部1on1サービスが、Kakedasです。
Kakedasでは適性検査を踏まえて、AIによって価値観の相性の良い面談候補が10人選び出され、従業員はその中から相談相手を選択することができます。また、経験業種や職種、キャリア経験等で検索して指名することも可能です。相談相手を自ら選択することで、面談の効果も向上します。
また、面談内容のレポート・アンケート・対話データ等を個人が特定されない形で分析し、データレポートとして組織にフィードバックします。これにより組織側は、従業員の本音や職場の状況を把握することができ、組織改善に向けた施策につなげることができます。
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Knotter（JMAM 株式会社日本能率協会マネジメントセンター）
Knotterは、JMAM 株式会社日本能率協会マネジメントセンターが運営するサービスで、オンライン上でキャリアコンサルタントによるキャリアコンサルティング面談を受けることができます。
面談希望者は登録されているキャリアコンサルタントのプロフィールなどをもとに面談相手を選び、Zoom上で都合の良い時間に面談を受けることができます。面談後にはキャリアコンサルタントからのフィードバックもあり、自身の感想やコメントを登録しておくことで後から見返すこともできる仕組みです。
１プロ（株式会社シーグリーン）
１プロは、株式会社シーグリーンが提供するサービスで、トレーニングされたマネジメント経験豊富なコミュニケーターが面談を担当してくれます。コミュニケーターが上司と部下の間に入ってお互いの本音を聞き出し、1on1がうまく機能するように認識のズレの修正をサポートしてくれます。
人事面談代行サービス（株式会社インソース）
株式会社インソースは、各種研修サービスを提供している会社です。人事面談代行サービスも提供しており、面談を通して課題を把握するとともに、様々なサービスと連携させることで多角的な支援を行うことができます。
ロバミミ（株式会社カタドリ）
ロバミミは、株式会社カタドリが提供する面談サービスで、メンタル面のサポートに力をいれているのが特徴です。面談実施以外に、オプションで面談内容のレポート等も依頼することができます。
出張保健室®（株式会社kaika）
出張保健室®は、株式会社kaikaが提供するサービスです。1on1代行、社外メンターのほか、社内での1on1の効果を高めるために1on1に同席してフィードバックするサービスもあります。メンタル面でのケアに強みがあり、従業員の遅刻や欠勤、早期離職を減らし、生産性を向上できるようにサポートしてくれます。
プラネット・メンタルドック（株式会社プラネット）
臨床心理カウンセラーによる面談を提供するのが、株式会社プラネットのプラネット・メンタルドックです。従業員の本音を外部カウンセラーの面談という形で引き出してくれるだけでなく、結果を集計して組織にフィードバックしてくれます。
メンタルヘルスの専門家が対応してくれることで、従業員は早期にストレスに気づけるようになり、組織側としても外部相談窓口として活用することで、労働安全衛生法の努力義務を果たすことにもつながります。
EAP従業員支援プログラム（ピースマインド株式会社）
EAP（従業員支援プログラム）とは、職場のパフォーマンスを向上させるために、心理学や行動科学の観点から課題解決策を提供するプログラムのことです。ピースマインド株式会社では、公認心理師や臨床心理士といった心理の専門家が、キャリアや人間関係の悩み、メンタルヘルス不調への対応をしてくれます。
個人キャリアコンサルタント
キャリアコンサルタントの中には独立して活動している人や、副業としてサービスを提供している人も多くいます。クラウドワークスやランサーズといったプラットフォームで検索すれば、そうしたキャリアコンサルタントを見つけることができます。
また、厚生労働省の「キャリコンサーチ（キャリアコンサルタント検索システム）」を利用すれば、国家資格キャリアコンサルタントとして登録している人の中から条件に合う人を探し出すことができ、個別に面談を依頼することができます。
キャリア形成・リスキリング支援センター（厚生労働省）
キャリア形成・リスキリング支援センターでは、ジョブ・カードを活用したキャリアコンサルティングを無料で受けることができます。企業にとっても、人材開発助成金を受けるためには、こうしたキャリアコンサルタントによる面談を受けることが必要になります。
株式会社アールナイン
株式会社アールナインは、採用代行をメインとした採用コンサルティング会社です。採用代行に関連して、内定辞退の防止を目的として内定者のフォローアップ面談や、離職防止に向けた退職者面談も代行してくれます。
社会保険労務士事務所
社会保険労務士事務所の中には、面談代行のサービスを提供しているところもあります。社労士は社会保険や年金に関する相談といった業務の他にも、労働者と経営者の間に入って労使トラブルの解決サポートや、心身の健康に不安があり働いていけるかどうか不安だといったときの相談にも対応できます。退職者へのヒアリングやハラスメントの相談窓口としても活用することができます。
退職面談『いっと』（株式会社フォロアス）
退職面談『いっと』は、株式会社フォロアスが運営する退職者面談に特化した代行サービスです。外部の人事経験者やキャリアコンサルタントが面談を実施することで退職者の本音を明らかにし、退職者のデータを蓄積していくことで組織にどのような問題があるのかを浮かび上がらせることができます。
退職者インタビュー代行（英知コンサルティング株式会社）
英知コンサルティング株式会社は、小企業向けのコンサルティングサービスを提供している会社です。退職者インタビュー代行は、中小企業の経営改善を目的としたサービスの一つです。離職の原因を明らかにし、人材が定着するようにサポートしてくれます。
面談代行サービスを選ぶ際のポイント
面談代行サービスには、サービスごとに特徴があり、目的に合ったものを選ぶことが重要です。ここではどういったことに気を付けてサービスを選べばいいのかを紹介します。
面談の位置づけを明確にする
面談代行のサービスを比較検討する前に、何が課題かを明確にしましょう。離職率が高い、メンタルダウンしてしまう従業員が多い、仕事に前向きに取り組めていないといったように、組織によって抱えている問題は様々です。
そうした課題を踏まえ、「従業員の本音を聞き出してもらう」「メンタルケアをしてもらう」といったように、何のための面談なのかを整理し、それに合ったサービスを選ぶのが大前提です。
対応者の資格や経験を確認する
面談を担当する人はどんな資格を持っていて、どのようなトレーニングを受けた人なのか、また、どのような経験を持った人なのかという点も、質の高い面談にするためには重要になります。
たとえば、メンタルヘルスの問題に対しては、必要な支援を行えるようにカウンセラーや産業医といった資格を持った人が対応することが必要でしょう。また、キャリアと育児の両立に悩む女性従業員にとっては、男性が相談相手となるよりも同じ育児・ワーキングマザーの経験のある女性が相談相手となった方が、話がしやすく質の高い面談になるでしょう。その他、年代や経験、価値観といった視点でのマッチングも重要です。
面談は１対１の対話だからこそ、お互いの相性は重要です。場合によっては、相談者が面談者を選択できた方が面談効果は上がりやすくなります。
サービスの契約形式や費用
面談代行サービスは、サービスによって価格体系が異なります。月額の定額制といったサービスもあれば、面談単価に近いものもあります。どれぐらいの件数を想定しているか、どれくらいの頻度で面談を実施するかを考慮して選びましょう。
実施件数等は、トライアル、本導入、全社展開といった各フェーズも想定しながら、自社に合った費用体系のサービスを選ぶ必要があります。
面談代行の活用事例
面談代行サービスは、社内での面談の負担を軽減するだけでなく、うまく活用すれば組織が抱える人事課題の解決にも役立ちます。具体的にどのように活用していけばいいのかについて紹介していきます。
退職理由を明らかにして離職率の改善につなげる
深刻な人手不足に加え、転職が当たり前になった今の時代、いかにして人材が定着する組織を作るか、多くの企業にとって重要な経営課題です。
退職者が後を絶たないという状況は、職場や仕事に何らかの問題があることが想定されます。表向きは問題が無いように見えても、職場での人間関係の悩みやキャリア形成への不安を抱えているということもあります。若年層や優秀層の離職が多い場合には、特に注意が必要です。
退職の際、離職理由の本音が企業に語られることは少なく、企業としても真因が分からないと、適切な策を取るのが困難です。退職者の本音を第三者による面談で明らかにしてもらい、組織が抱える課題を明確にすることで、人材定着に向けた施策につなげていくことができます。
従業員のメンタルケアをする
メンタルヘルス不調によるパフォーマンス低下や、メンタルダウンによる休職者や離職者が出てしまうことも、企業にとって大きな課題です。現在、従業員一人当たりに求められる仕事量は増えて内容も高度化しており、従業員が抱えるストレスも増加する傾向にあります。
メンタル不調に陥ったり、潰れてしまったりする前に誰かに相談するというのが大事ですが、上司や人事が相手では評価に響いてしまうことを恐れて、また相手も忙しいので気を遣って思っていることを言い出しづらいものです。仮に言い出せたとしても、上司側が悪意はなくても説教をしてしまうといった不適切な対応をしてしまうと、却って状況は悪化します。
そうしたことを防ぐためにも、外部に相談窓口を設け、メンタル面での問題に対応可能な人が面談することが大事です。そうすることで適切なフォローが行えるだけでなく、メンタル不調者を早期に発見して対応していくこともできます。
キャリア自律を促す
キャリアに関する話題は、職場への不満やキャリア形成への不安、ワークライフバランス等のテーマと繋がっていることが大半です。そのため、上司や人事に本音を言いにくい領域です。
面談代行を利用すれば、相手は利害関係の無い第三者なので、従業員も安心して話せるようになります。本音を言語化し、フラットに話し合う中で、感情が整理され、前向きに思考することができるようになります。内省して様々な選択肢と向き合うことで、安易な転職等も減少しますし、キャリア自律が促されます。
エンゲージメント調査等と併用する
面談代行をエンゲージメント調査と併用することもお勧めです。エンゲージメント調査は社内のエンゲージメントや従業員満足度を定点観測するには優れた手法です。一方で、どうしてもアンケートであるため、定性的な情報は薄くなり、具体性に欠けたり要因の考察が難しかったりします。
エンゲージメント調査等と並行して面談代行を利用することで、人事には言えない本音や、サーベイではわからない定性的な生の声を拾い上げることができます。ある大手製造業では、エンゲージメント調査でスコアが低かった部署や階層を対象に面談を実施することで、実態把握を進めて組織改善に活かしています。
面談代行を利用する際の注意点
面談代行を使う場合、契約・運用前に以下のようなポイントをきちんと検討しておきましょう。
マッチングの問題にうまく対処できるか
面談は１対１のやり取りであるため、相性の良し悪しで効果性や満足度が変わります。そのため適切な相手とマッチングできるかどうかは非常に重要です。
組織規模が大きくなれば、面談対象となる従業員の数が増え、性別・年代はもちろん職種、価値観なども多様化するでしょう。そうなると、面談担当者の数が数名程度の固定メンバーだと、満足度や面談の効果性が減少するリスクも出てきます。
導入の手間や料金体系
サービスによって、導入ステップや料金体系も異なります。導入ステップは、手間がかからないことも重要ですが、同時に、面談の効果性を高めるためのプロセスがあるかも重要です。
また、料金体系がどうなっているかを確認し、自社の利用人数や利用方法とマッチするかを確認しましょう。
情報管理はしっかりしているところか
面談代行を依頼すると、従業員が外部に情報を伝えることになります。情報管理の体制等についても確認する必要があります。
面談代行（社外面談）と社内面談を組み合わせる
面談代行サービスを利用することで、従業員は内省やキャリアプランを考える機会が得られ、組織は従業員の本音を把握することができます。一方で、面談代行は社内の実態や制度は把握しきれないため、基本的に解決や実現は本人に動いてもらう形となります。
これに対して社内面談は、社内の事情をよく分かっており、人事制度やマネジメント、人事異動等を通じた直接的な支援をすることが可能です。
社内面談と面談代行（社外面談）は、優劣があるものではなく、どちらにも強み・弱みがあります。この点を理解して、社外面談で感情・思考の整理や内省を促し、社内面談で直接的な解決・実現支援をするといった形で役割分担して、組み合わせて使っていくことが有効です。
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