5W1Hとは？目的やビジネスシーンでの活用例を紹介

5W1Hとは、以下6つの英単語の頭文字をとったものです。

5W1Hは、情報を整理するのに便利なフレームワークであり、ビジネスシーンでも汎用的に使える技法となります。

また、5W1Hを正しく身につけることで、コミュニケーションの円滑化やわかりやすい情報伝達など大変役に立つでしょう。

記事では、まず、5W1Hの概要と目的、各要素の特徴を解説します。記事の後半では、5W2Hや7W2Hとの違い、ビジネスシーンにおける5W1Hの活用事例、5W1Hを使う際の注意点も紹介します。

＜目次＞

• 5W1Hとは
• 5W1Hの目的
• 5W1Hの各要素の特徴
• 5W2Hや7W2Hとの違い
• ビジネスシーンにおける5W1Hの活用例
• 5W1Hを使用する際の注意点
• まとめ

5W1Hとは

5W1Hとは、文章などで物事を正確に伝えるためのフレームワークです。以下6項目の頭文字をとったものになります。

5W1Hは、会話だけでなくメールなどのテキストコミュニケーションでも重要な考え方になります。

テキストコミュニケーションでも、6項目を網羅することで、伝えたい情報をわかりやすく、かつ過不足なく伝えられるでしょう。

逆にいえば、5W1Hが不足していると、情報が正しく伝わらず、コミュニケーションに食い違いが生じて、業務がスムーズに進まなかったり、誤解が生じたりすることがあります。

たとえば、「Who」が欠けていると、業務を誰が担当するのかが不明瞭です。

また、「When」を欠いて「急ぎで」などの抽象的な表現で指示した場合、いつまでに業務を行なわなければならないのか曖昧であり、理解の食い違いも生じやすくなります。

5W1Hの目的

5W1Hの目的は、具体的なポイントを押さえて情報を伝えることです。

伝えたい内容を5W1Hの6項目に当てはめることで、情報の過不足に気付けるようになります。

また、5W1Hによって過不足のない情報のやりとりができると、コミュニケーションの食い違いが少なくなり、トラブル防止や生産性の向上につながるでしょう。

なお、5W1Hは、ビジネスだけでなく、日常生活でも利用できるフレームワークです。

また、コミュニケーション以外でも、たとえば、会議の議事録なども5W1Hに照らし合わせて情報を押さえれば、いつまでに、誰が、何をするのかが明らかになり、当事者以外が見てもわかりやすい議事録を作成できます。

5W1Hは、情報伝達だけでなく、現状把握や原因分析、アイデア構想などにも活用できるフレームワークといえるでしょう。

5W1Hの各要素の特徴

5W1Hを構成するのは、とてもシンプルな単語です。しかし、実際に使ううえでは、それぞれが意味しているものを正しく把握しておく必要があります。

この章では、5W1Hの各要素を詳細に解説しましょう。

When

Whenは、「いつ（時間）」を意味する単語です。Whenには、日時や期間、期限などが当てはまります。

仕事のコミュニケーションでは、When（納期）を共有することで、“いつまでにやらなければならないか？”が明らかになります。

また、納期から逆算しての段取りが必要な場合にも、期日から準備ができるようになるでしょう。

なお、Whenの設定では、「急ぎ」や「来週中に」といったあいまいさが残る表現ではなく、「何月何日」「いつまでに」といった具体的な表現を使うことが大切になります。

Where

Whereは、「どこで（場所）」を意味する単語です。具体的には、エリア、開催場所、訪問先などが当てはまります。

たとえば、オンライン会議などを実施する場合であれば、アクセス先のURLがWhereに該当すると考えてよいでしょう。

Who

Whoは、「だれが」を意味する単語です。主語となる人や企業、部署などが当てはまります。具体的には、業務の担当者、取引先、顧客などが該当するでしょう。

Whoを明確にすることで、実行者や責任者が明確になり、行動を具体的に決められるようになります。

また、報連相などのコミュニケーションで「誰がいったか？」「誰がやったか？」といったことを明確にすれば、対応や対処も議論しやすくなるでしょう。

What

Whatは「何を」を意味する単語です。具体的には、「新製品A」「B事業所の課題」「2024年入社の新入社員」といった情報の目的となる人や物などが該当します。

また、会議のテーマや業務内容、施策内容などもWhatに該当するでしょう。

Whatを明確にすることで、検討事項やすべきことが明確になります。

Why

Whyは、「なぜ（理由、原因）」「何のために（目的）」を意味する言葉です。伝えたい情報の理解を深めるために必要な項目となります。

たとえば、何かの施策をするうえで、Why（目的）を以下のように共有すると、メンバーのモチベーションが上がり、行動や判断に迷いもなくなるでしょう。

How

Howは、「どのように（手段）」を意味する単語です。

「eラーニングで」や「アルムナイ採用で」「方法Aで」のようにプロジェクトの実施手順や問題の解決手段など、実施するための具体的なやり方に関する情報を設定します。

5W2Hや7W2Hとの違い

5W2Hは、5W1Hに「How much（いくら）」を足したものです。伝えたい情報について、利益や予算など数字を明確にする必要がある場合には、5W2Hを利用するとよいでしょう。

また、7W2Hは、5W2Hに「Which（どれ）」と「Whom（誰に）」を追加したものとなります。

Whichは複数の選択肢を比較する場合に、Whomは対象者やターゲットを明らかにする場合に使われる言葉です。

ただし、5W2Hや7W2Hにすると、情報量が多くなりすぎる場合もあります。コミュニケーションなどで情報を確実に伝えるには、適宜不要な要素を削ることも大切です。

ビジネスシーンにおける5W1Hの活用例

5W1Hはさまざまなビジネスシーンで活用できます。この章では、いくつかの代表例に5W1Hを当てはめてみましょう。

円滑なコミュニケーション

たとえば、上司不在時に取引先から電話があり、製品の納入日について折り返し電話をかける必要がある旨を上司に報告する場合、以下のように5W1Hを使います。

折返し電話に必要な情報が網羅されているため、報告を受けた上司は次の行動を取りやすくなるでしょう。

ロジカルシンキング

たとえば、製品についてクレームが多い原因を会議で報告するために、思考を整理する場合は、以下のように5W1Hを使います。

ロジカルシンキングでは、WhyやHowを重視して、現状の改善策をうまくあらわすことがポイントになります。

書類作成

たとえば、イベントの企画書を作成する場合、以下のように情報を設定します。

5W1Hを活用すれば、企画書の内容が具体的になり、相手の理解・了承を得やすくなるでしょう。

目標設定

たとえば、営業担当者が自分の目標を設定する場合、以下のように5W1Hを使います。

5W2HのHow muchを加え、「目標売上3,000万円」と掲げたり、7W2Hの要素を使って「過去に製品BかCを購入した顧客に」と設定したりすると、目標の具体性がさらに高くなるでしょう。

5W1Hを使って具体化していくことで、「現実的にどうやって達成するのか？」「達成可能なレベルなのか？」「組織にとって、また自分にとって、どのような意味があるのか？」といった項目をしっかりと考えていくことができるようになります。

5W1Hを使用する際の注意点

すべての会話で5W1Hを盛り込もうとすれば、場合によっては会話が長くなり、情報が冗長になってしまいます。

そのため、5W1Hを活用するときには、常に5W1Hを網羅するのではなく、必要に応じて一部を省略することも必要です。

場合によっては、部分的な省略をしたほうが、わかりやすくなることもあるでしょう。

また、5W1Hは、伝える順番が決まっているわけではありません。そのため、状況に応じて順番を入れ替えることも必要になります。

順番を入れ替える際は、相手が求めている情報を先にするのがおすすめです。

情報が多い場合や順番を入れ替える場合には、情報を伝える前に紙に書き出すなどの方法で情報を整理すると、伝え忘れやうまく伝わらないミスが減りやすくなるでしょう。

まとめ

5W1Hとは、文章などで物事を正確に伝えるためのフレームワークです。以下6項目の頭文字をとったものになります。

5W1Hを利用することでポイントを押さえた情報が伝えられるようになり、円滑なコミュニケーションが実現できます。また、5W1Hは、原因分析やアイデア構想などにも活用できるでしょう。

5W1Hのほかにも、5W1H にHow muchを加えた5W2Hや、5W2HにWhichとWhomを加えた7W2Hなどもあります。これらのフレームワークは、状況に応じて使い分けるとよいでしょう。

なお、すべての会話で5W1Hを盛り込もうとすると会話が冗長になってしまいます。その場合は、5W1Hの一部を省略することもひとつです。