組織が良い結果を安定して出すためには、結果だけではなくプロセスに焦点を当てることが大切です。事業計画の達成、また収益的な指標となる売上・利益は企業にとって非常に重要なものです。
一方で、最終的な成果や結果だけを追い求めていても、結果は安定しません。そこで結果を出すまでの過程・工程を管理して、結果を最大化する方法としてビジネスプロセスマネジメントが有効です。
記事では、プロセスマネジメントの概要やメリット、導入の流れを解説します。
＜目次＞
プロセスマネジメント（BPM）とは？
プロセスマネジメントとは、「結果を出すまでの流れや工程などの業務プロセスの管理」を意味し、安定して高水準の結果を出すためのマネジメント手法です。具体的には、結果を出すまでの作業過程を細かく分析して、問題点や目標を洗い出したうえで、最大限の効果が出るよう管理・改善を行なっていきます。
ビジネスにおいて、結果だけを管理しても結果を出すことはできません。結果を出すためには、結果を出すためのプロセスをしっかりとマネジメントする必要があります。つまり、「結果を出すためのプロセスマネジメント」が非常に重要なのです。
プロセスマネジメントは「BPM（ビジネスプロセスマネジメント）」とも呼ばれ、考え方としてはKPIマネジメントと類似しています。
ただし、KPIマネジメントはKPIに落とし込んだ指標にフォーカスする手法であるのに対し、プロセスマネジメントは指標だけでなく、プロセスの目的や品質にも注目します。イメージとしては、プロセスマネジメントのなかにKPIマネジメントが内包される概念です。
そのため、プロセスマネジメントはKPIマネジメントと組み合わせて実施するのが効果的で、量と質のマネジメントを両立させることで最大の結果を、安定して出し続けることができます。
プロセスマネジメントの具体的な手法
プロセスマネジメントでは、各プロセスで分析、設計、実行・監視、改善を繰り返すことで業務の効率性や生産性を向上させ、最大限の効果を生み出すものです。
- ① 分析：ビジネスをプロセスに分解して、各プロセスの目的や目標、現状などを整理し、問題点や課題を明確にする
- ② 設計：目標達成や品質改善などに向けたプロセスの運用計画やKPIを設定。また、必要に応じて問題点や課題を改善するためにプロセス設計を見直す
- ③ 実行・監視：実行するとともに設計通りに運用できているかモニタリングする
- ④ 改善：モニタリング結果に応じて、強化や改善を繰り返す
プロセスマネジメントでは、業務プロセスを詳細に分析・分解して、継続的に改善を行なっていくことが基本です。プロセスごとにPDCAサイクルを徹底し、必要に応じてプロセスの変更や追加、修正、改善を行なっていきます。
プロセスマネジメント（BPM）を徹底するメリット
プロセスマネジメントはどのようにして結果の最大化につながるのでしょうか。プロセスマネジメントを徹底する3つのメリットをご紹介します。
各業務プロセスにおける課題を見える化する
プロセスマネジメントでは業務プロセスを可視化することで、業務プロセスにおける課題を見つけやすくなります。
例えば、システムで自動化できる作業に人が対応しているような無駄がないでしょうか？また、プロセス内のボトルネックとなっている工程はないでしょうか？プロセスマネジメントは、こういった結果を出すまでのプロセス課題を浮き彫りにし、改善のきっかけを与えてくれます。
日常業務に追われてしまうと、業務効率などを意識できないこともありがちです。しかし、プロセスマネジメントでは継続的に改善、振り返りを行なうことになるので、自然と業務効率を意識することになります。
プロセスを管理することで安定して結果を出せる
プロセスマネジメントでは、結果を出すまでの業務進捗をリアルタイムで確認することで、先行管理を実現して、未然に手を打つことが可能になります。
プロセスマネジメントが実践されていない職場では、目先の業務に追われて、最後に結果を達成できるかどうかは運任せということになりがちです。しかし、プロセスマネジメントでは、生み出したい結果から逆算して各プロセスの目標（量や質）が設定され、進捗を管理していきます。
したがって、計画に対して順調に進行しているか否か。また、どのプロセスに課題が生じているかが明確に把握できます。リアルタイムで進捗や課題を把握して、先手先手で手を打つことが、安定した結果へとつながります。
再現性を持たせ、規模拡大や配置転換をしやすくなる
プロセスマネジメントは、結果を出すまでの工程を細かなプロセスへと分解して、標準していきます。業務を標準化することで、属人化している業務が減り、規模の拡大や配置転換をしやすくなります。
また、標準化するからこそ、出した結果に再現性を持たせることができますし、改善を一気に横展開することも可能になります。すべてのノウハウを完全にマニュアル化・標準化することは難しいですが、標準化できる部分を探し、一部を最適化するだけでも、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
プロセスマネジメントを実施する目的は企業によってさまざまですが、近年ではグローバル化にともなう事業拡大や組織編成を目的にプロセスマネジメントを導入する企業も増えています。
プロセスマネジメント（BPM）導入の流れ
プロセスマネジメントはどのような企業も手軽に導入することができますが、効果的に運用するためには、KPIマネジメントと組み合わせて導入するのがおススメです。
①ビジネスプロセスを細分化して、区分けする
まずは現状の業務プロセスを確認し、ビジネスフローを細分化していきます。例えば、中途採用の業務プロセスであれば以下のように細分化することができるでしょう。
- 求める人材の明確化
- 募集要項の決定
- 採用チャネルの決定
- 媒体等への出稿
- 応募受付
- 書類審査
- 一次面接
- 二次面接
- 内定通知
- 入社手続き
- 受け入れ（オンボーディング）
ビジネスプロセスを細分化する際は「意味ある」区分けにすることが大切です。区分けしたプロセスが、のちのKPIマネジメントにもつながってきます。
②各プロセスの目的やゴール、ポイントを明確化・言語化する
次に、各プロセスにおける目的や最終ゴールを明確にします。例えば、中途採用の業務プロセスであれば、「3ヵ月以内に〇〇職種で何名の人材を確保する。それを通じて〇〇事業を成長させる」が全体の目的・ゴールになるでしょう。
全体の目的・ゴールが決まれば、次はプロセスごとに「このプロセスは何のためにあるのか」「何が実現すれば達成なのか」を明確にしていきます。プロセスごとの目的とゴールを明確にすることで、成果に直結するプロセスが設計できるようになります。
なお、この段階では目的やゴールは必ずしも定量的なものではなく、定性的なものでも構いません。
③最終目標から逆算してプロセスの定量的な目標を設定する
次に最終目標から逆算して、各プロセスに具体的な目標値を設定します。この段階で、定量的な目標へと落とし込んでいくことが大事です。
例えば、中途採用の業務プロセスであれば、以下のような目標値を設定することができるでしょう。
- 応募受付数 100人
- 書類審査通過人数 30人
- 一次面接通過人数 10人
- 二次面接通過人数 4人
- 内定者数 3人
- 内定承諾者 2人
こういった細かな目標値を設定せずにプロセスマネジメントを実施しているケースもありますが、目標値を設定しないと、計画に対して現状が順調なのかを把握できず、先手先手で手を打つことができません。
各プロセスに具体的な目標値を必ず設定して、進捗を管理していくことが、業務全体の効率性や生産性を高め、結果を最大化することにつながります。
目標設定のポイントは以下の記事をご覧ください。
④ KPIマネジメントにより、プロセスの量と質をマネジメントする
各プロセスで設定した具体的な目標値が「KPI」となりますので、実際の進行に際して、KPIの質と量を意識しながらマネジメントを行なっていきます。
KPIマネジメントは「量」に意識がいきがちですが、量だけに意識がいってしまうと、効果的なプロセスマネジメントにはなりません。ステップ率、品質、生産性などの「質」を表す指標に関しても、しっかりと目標値を設定していきましょう。
KPIマネジメントを効果的に実施するうえでは、
- 設定しているKPIを達成していけば最終目標を達成できるという確証がある
- KPIの進捗をリアルタイムで把握して、問題があれば即座に手を打つ
ことがポイントです。
KPIマネジメントのポイントは以下の記事で詳しく解説していますので、ご興味あれば、ぜひご覧ください。
⑤ 振り返りを行なう
プロセスマネジメントの効果性を継続的に高めていくためにはPDCAサイクルが基本です。各プロセスに対してPDCAを回すことで、細かな問題改善や修正をスピーディーに回し、業務の質を向上させていきます。
- Plan（計画）
- Do（実行）
- Check（評価）
- Action（改善）
まとめ
プロセスマネジメントとは、継続して結果を出したり、生産性を高めていったりするための効果的な手法です。目指す最終結果までの業務プロセスを細かく分解して、各プロセスをしっかりとマネジメントしていくことが基本形となります。
プロセスの分析・分解、設計、実行・監視、改善という流れで実施するのが一般的で、業務プロセスを細かく分析し、プロセスごとの目標値（KPI）をマネジメントすることで、結果を最大化させることができます。
また、KPIマネジメントを通じて業務を遂行したあとは、全体の進捗や目標対比、プロセス設定が適切だったかを検証し、次のサイクルにつなげていくPDCAサイクルが大切です。
しっかりとプロセスマネジメントを実施することで、安定して結果を出すことに加えて、各プロセスの改善や効率化、また標準化による規模拡大や横展開も容易になりますので、ぜひ積極的に取り入れていきましょう。
