日頃から頼りにしたり、業績に貢献してくれたりする部下には、チームやプロジェクトのリーダーとしてこれからますます活躍してほしいと考えるでしょう。
上司からの期待を示すためには、部下を昇進・昇格させて活躍できる場を与えることが効果的です。
部下を昇進させる際には、推薦文の提出を求められることもあります。他部署の昇進候補がいる場合、推薦文の内容を充実させ、自分の部下が昇進させるに値することを示すことが必要です。
今回は、部下の昇進を考える際の基準と推薦文の書き方についてご紹介します。
＜目次＞
昇進・昇格の基準
社員の昇進・昇格の基準はさまざまですが、「年功序列型」「職能資格型」「内部昇進型」などの人事制度によって、ある一定の傾向があります。
年功序列型
年功序列型を廃止する企業が増えているものの、現在も年功序列型を維持している企業もあるでしょう。
年功序列型は長期的な社員の雇用が期待できるメリットがある一方で、優秀な人材を適切に評価することが難しいというデメリットがあります。
個々の能力よりも、勤続年数が昇進・昇格する際の重要な基準とされます。
職能資格型
「職能資格型」とは、個人の能力が昇進・昇格の一番の基準となっている制度です。
優秀な社員であれば年齢や勤続年数に関係なく、昇進・昇格が可能となっています。専門的な知識が求められる職種の会社に多く見られる制度です。
保有資格や業務の遂行能力でランク分けをされることもあり、優秀な人材の発掘に役立つ制度ですが、昇進・昇格ができなかった人からは、適切な評価が行われていないといった不満が出る可能性があります。
内部昇進型
「内部昇進型」は、年功序列型と職能資格型の両方の要素を採り入れた制度です。
同じ条件で入社した社員同士であっても、個々の業務遂行能力やリーダーシップによって昇進できるかどうかが変わってきます。
内部昇進型制度の場合、勤続年数が多いだけでは昇進・昇格はできません。業務の遂行能力と併せて個人の人間性も問われます。
上司からの評価や対人能力の高さ、リーダーシップを然るべきときに発揮できるかどうか、人の上に立ったときに背負わなければならない責任に押しつぶされないような精神的強さを兼ね備えているかどうかなども評価のポイントです。
推薦文の書き方
推薦文は優秀な部下を昇進・昇格させるための大切な書類です。言葉の選び方には十分に注意を払い、推薦文を作成した後で誤字脱字がないか推敲してください。
推薦する根拠や理由を具体的に記載する
部下が昇進に値する人物であると認識した根拠や理由があるでしょう。推薦文にはその根拠や理由を明確に記載してください。
抽象的な長所や他の部下でも当てはまるようなことを記載した場合、推薦理由としては弱くなります。特に、他部署の昇進候補がいるときは、比較されることもあるため内容を充実させましょう。
虚偽の内容は記載しない
推薦文を提出後に、一般的には推薦された部下と上長との昇進面接が設定されます。面接では、推薦文の内容のヒアリングなどが行われます。
ヒアリングの際に推薦文に記載された内容と実際の人物が異なると、昇進が認められないだけでなく、推薦した上司の評判も落ちてしまいます。
当たり前のことですが、推薦文に虚偽の内容は記載してはなりません。また、記載内容については面接で尋ねられるため、あらかじめ部下と確認しておくことをおすすめします。
おわりに
昇進・昇格の基準は、会社によって異なります。まずは、自分の会社の評価制度をきちんと確認しておきましょう。
推薦文は優秀な部下を昇進・昇格させるための大切な書類です。今回紹介したポイントを押さえて、内容が充実した効果的な推薦文を作成しましょう。
