忙しい毎日を送るなかで仕事の生産性を確実に上げるためには、時間を管理するスキルは欠かせないものです。時間をうまく管理できれば、仕事だけでなくプライベートを充実させることにもつながるでしょう。
限られた時間を有効活用するスキルを「時間管理術」と呼びます。時間管理術では、すべてのタスクを洗い出し、優先順位の高いタスクから取り組んでいくのがポイントです。
本記事では、時間管理術の概要や心得、時間管理術の実践に有効な「時間管理のマトリックス」などを解説します。いつもタスクに追われていて余裕がないと感じている方や、チームメンバーのパフォーマンス・業務効率を高めたいと感じている方は、本記事をぜひ参考にしてください。
＜目次＞
時間管理術とは？
時間は、誰もが「一日24時間」と平等かつ有限に与えられている資源です。時間管理術とは、成果を生み出すために限られた時間を有効活用し、最大限のパフォーマンスを発揮するための方法を指します。
「タイムマネジメントスキル」や「時間力」とも呼ばれる時間管理術は、今何をすべきか・何をすべきでないかを可視化して、時間を自分でコントロールすることが目的です。業界や職種に関係なく、ビジネスパーソンなら欠かせないスキルの一つといえるでしょう。
時間管理術を活用し、時間を効率的かつ効果的に管理するメリットの代表的な例は、以下のとおりです。
- 生産性が向上し、同じ時間でも高い成果（もしくは少ない時間でも同じ成果）を出せるようになる
- 今すべきことが可視化されるのに加えて最終目標やプロセスも明確になり、目標を達成しやすくなる
- スケジュールに追われることが減り、不要なストレスから解放されて心にゆとりが生まれる
- 余裕が生まれた時間を自分のスキルアップのために使い、自己成長につなげられる
- ビジネスシーンだけでなくプライベートも充実させられるため、モチベーションが向上しパフォーマンスに良い影響を与える
時間管理術を身に付けることで、「心にゆとりが生まれる」などの短期的なものから「高い成果を安定して出せる」などの長期的なものまで、さまざまなメリットが得られます。
なお、時間管理術はスケジュール管理とイコールではありません。
スケジュール管理は、例えば会議の時間などのアポイントメントのみを管理することです。時間管理術では、アポイントメントに加えて、資料の作成などのアポイント以外のタスクと時間もすべてマネジメントすることがポイントです。
失敗しない時間管理術の心得
一見難しそうにも思える時間管理術を成功させるためには、一つひとつのコツを押さえることが大切です。以下では、失敗しない時間管理術の心得と、時間管理術の効果を高めるポイントを解説します。
スケジュールだけでなくタスクも管理する
前の章「時間管理術とは？」で説明したように、時間管理術は会議や取引先との打ち合わせといったすでに決まっているスケジュールだけを管理するのではありません。
例えば、資料作成やプロジェクトの進捗確認などスケジュールをこなすうえで必要になるタスクも含めて、すべてのタスクを洗い出すことが大切です。
スケジュールとタスクを漏れなく把握することで、「自分が対応すべきもの／ほかの人に依頼できるもの」「優先的に時間を使うべきこと／そうでないもの」などが明確になります。
すべてのタスクを1ヵ所で見える化する
洗い出したタスクは可視化して、いつでも確認できるようにしましょう。ただし「ノートには書き込んであるタスクが、パソコンのツールには入っていなかった」などのように、タスクを複数の場所で管理すると抜け漏れが発生しやすくなります。
タスクの見落としによる想定外の工数の発生を防ぐためにも、タスクは一元管理するのが重要です。デジタルで管理するなら、パソコンやスマートフォン、タブレットなどが常に同期されている状態にしておくことが大切です。
タスクの納期と所要時間を見積もる
洗い出したタスクに関して、納期と完了までにかかる所要時間を見積もります。
タスクは「いつかはやらなければならないもの」ではあっても、スケジュールやアポイントメントのようにあらかじめ日時が固定されているわけではありません。
効率的な時間管理を実現するためには、納期と所要時間をきちんと見積もることで「いつやるべきか」を明確にし、実際のスケジュールに落とし込みやすくする必要があります。
優先順位を付ける
見積もったタスクの納期と所要時間をもとに、個々のタスクに優先順位を付けます。優先順位を適切に付けるには、「時間管理のマトリックス」を活用するとよいでしょう。
時間管理のマトリックスとは、タスクを緊急性と重要性の2つの軸で分類する方法です。
＜時間管理のマトリックス＞
ただし、優先順位を付けること自体が目的となってしまっては意味がありません。優先順位をもとに、重要事項からスケジュールに組み込んでいきましょう。大切なのは、「緊急ではないが重要なタスク」に意識的に取り組むことです。
なぜ「緊急ではないが重要なタスク」に取り組むべきかを含め、時間管理のマトリックスに関しては、次章で詳しく解説します。
伏せて、以下の記事もぜひ参考にしてください。
時間を記録する
時間管理術を実行するうえでは、時間の使い方を記録することも大切です。「思うように仕事が進んでいないけど、とにかく忙しい」という人は、まずは自分が何にどれだけ時間を費やしているのかを把握して分析することが大切です。
使った時間を記録することで、自分が普段どのような時間の使い方をしているかがわかるとともに、無駄な時間、優先順位が低い事柄を洗い出せます。
定期的に振り返りを実施する
タスク管理して時間の使い方を計画する習慣が付いたら、計画と実績のズレに関して定期的に振り返りをしましょう。何が理由で計画と実績がズレるかを把握することで、より精度の高い計画を立てることが可能になります。
毎日タスクを整理する時間を設ける
定期的な振り返りとは別に、業務終了後などでタスクを整理する時間を設けることも大切なポイントです。タスクは日々増えていきます。その過程で、優先順位の変化もあるでしょう。
乱雑にならないうちに、タスクの見える化と優先順位の再設定を行なうことで、進捗や問題点を把握できます。業務終了後に行なうことで、次の日も朝からスムーズに業務に取り組めるでしょう。
また、毎日タスクを整理する習慣をつけると抜け漏れ予防にもなり、うっかり納期に遅れてしまうようなことも防げます。
生産性が大きく上がる時間管理のマトリックスを実践する
時間を有効活用するためには、優先順位の高いタスクから順番にこなしていくことが大切です。しかし、そもそも優先順位の付け方が適切でないと、本来優先順位が高くないタスクから着手してしまうなどの状況に陥り、生産性を高めるのは難しくなってしまうでしょう。
タスクに適切な優先順位を付ける方法としておススメなのが、先にご紹介した「時間管理のマトリックス」です。
時間管理のマトリックスでは、以下で定義する緊急性と重要性の2つの軸で、タスクを4つの領域に分類します。
＜時間管理のマトリックスにおける4領域＞
緊急かつ重要な第1領域が最優先事項と思われがちですが、じつは4つの領域の優先度は、第2領域→第1領域→第3領域→第4領域の順です。
まずは一日の時間を、「重要」の事柄に費やす比率を高めていきましょう。
まとめ
時間管理術は、仕事でハイパフォーマンスを出すためにも、プライベートを充実させるためにも欠かせないスキルです。適切な時間管理を行なわなければ、限られた時間を無駄にしてしまいます。
時間管理を失敗させないポイントとして特に大切なのは、すべてのタスクを可視化し、一元管理することです。時間管理術のコツを全部実践できなくても、すべてのタスクの可視化と一元管理さえ着実に取り組めば、生産性は少なからず向上させられます。
一元化に加えて、時間管理のマトリックスを実践すると、優先度の高いタスクを的確に判断し、さらに生産性を高められるようになります。本記事を参考に、効率的かつ効果的な時間の管理を実現させてください。
