近年、採用の現場で「リファレンスチェック」という言葉を耳にすることが増えてきました。とくに中途採用自体が増えたり、オンライン採用が進んだりするなかで、採用品質を高めるために、リファレンスチェックを導入しようとする企業も多くなっています。
一方で、リファレンスチェックには個人情報保護の問題も関わってくるため、重要なポイントをしっかり理解して正しく実施する必要があります。記事では、「リファレンスチェックとは何か」という基本事項から、リファレンスチェックのメリット、実施するうえでのポイントを解説します。
＜目次＞
リファレンスチェックとは？
リファレンスチェックとは、中途採用を実施する過程で、内定候補者や採用予定者の前職における勤務態度や実績、人柄等を関係者にヒアリングすることです。電話で行なわれることが多いですが、書面や面接といった形式で実施されることもあります。
リファレンスチェックは、必ず求職者本人の同意のもとに実施する必要があります。同意なしに実施すると、個人情報保護法に抵触する可能性がありますので注意してください。
また、内定を出したあとにリファレンスチェックを行なう場合、なんらかの問題があったからといって内定を取り消せるわけではないので注意しましょう。内定を取り消すには重大な経歴詐称等の「合理的な理由」が求められます。リファレンスチェックで、「前職の勤務態度や人柄、実績等で気になることが出てきた…」程度では、内定を取り消す「合理的な理由」とはいえません。
なお、求職者本人、またリファレンスチェック先となる推薦人や前職の企業からリファレンスチェックを拒否されるケースもあります。この場合、相手の拒否を押し切ってリファレンスチェックを強制することはできません。
リファレンスチェック以外の評価方法を採用するか、チェックなしで内定を出すか、あるいは不採用にするか、いずれかの判断を下すことになるでしょう。
近年ではリファレンスチェックを代行するサービスも登場してきました。そのため、企業が直接実施する以外に外部に委託するケースも一般的になりつつあります。
リファレンスチェックを行なう目的やメリット
リファレンスチェックは何のために、また、どういったメリットを求めて実施されるのでしょうか。基本的には、“本人を知る第三者”からの意見をもらうことによって、採用精度を高め、リスクを防ぐことが目的です。目的から大別すると、リファレンスチェックの実施には3つのメリットがあります。
採用精度を高める
リファレンスチェックの目的として、一つ目に挙げられるのは、書類選考や面接と組み合わせることによる採用精度の向上採用精度の向上です。
選考過程において、求職者はどうしても自分をよく見せようとするため、都合の悪いことは書かなかったり話さなかったりする心理が働きます。企業側からすると、それがミスマッチの原因になります。
そこでリファレンスチェックを実施することで、求職者が書類に書かなかったことや面接で話さなかったことを確認できます。リファレンスチェックは、一種の「他己紹介」や「推薦」であり、プラスの評価が出てくることが大半です。
ただ、やはりコメントの中身やリファレンスチェックを求められた相手の反応を見ることで、仕事の進め方の特徴や周囲とのコミュニケーション状況、信頼されていたか等、実際の仕事ぶりも確認できるわけです。
職歴や経歴の確認
求職者のなかには、都合の悪いことを書かない・話さないだけでなく、虚偽の職歴や経歴を書いたり、あるいは大げさに誇張したりする人がいることも想定できます。「一般企業の採用で虚偽申告など、あるはずない」と思うかもしれませんが、HR業界にいると、虚偽の経歴申告があったケースは定期的に耳にします。
中途で採用すれば、当然、社内情報や社外秘の情報を共有することも出てきます。従って、とくに機密情報に触れることも多い専門職や一部業界ではリファレンスチェックは実施されるケースが多くなります。
採用リスク対策
これは、職歴や経歴の確認とも近い意味合いです。建設やシステム開発、製造業など、売上回収に先立ってコスト発生したり、1件当たりの売上金額が比較的大きくなったりするような業界では、取引際に対する“与信管理”が一般的に行なわれます。
与信管理は、売上を回収できなくなるリスクを減らすために行なうわけですが、採用におけるリファレンスチェックも同様です。
とくに労働者の権利が手厚く保護されている日本においては、一度正規雇用で契約したら解雇することは非常に困難です。従って、生涯賃金と社会保険料の負担等を考えれば、人を採用することによるコスト発生は、かなり大きな金額です。
また、先ほどのように、社内情報や社外秘情報の流出があった場合のリスクは計り知れません。従って、リファレンスチェックを実施して、そういった採用リスクの低減を図るわけです。
リファレンスチェックを実施する際の流れ
リファレンスチェックの実施は、「求職者にリファレンス先（推薦者）を紹介してもらう場合」「自社でリファレンス先を探す場合」、2通りのやり方があります。それぞれの流れをご紹介します。
なお、いずれの場合においても、個人情報の観点から、求職者本人にリファレンスチェックを実施していることを説明して、同意を得ることが不可欠です。
求職者がリファレンス先を紹介する場合
まずは採用担当者から求職者に、リファレンスチェックの説明を行ないます。
- リファレンス先（推薦者）に求職者の情報を確認すること
- リファレンスチェックを実施する目的
- 求職者から推薦者にリファレンスチェックでの情報提供に関して説明し、同意を得ること
3点に関して、求職者からの同意が得られたら、求職者自身にリファレンス先（推薦者）の候補を探してもらいます。2人以上の推薦者を紹介してもらうケースが一般的です。
求職者は、前職あるいは現職の人間に、転職先企業からのリファレンスチェック実施の協力を依頼し、連絡先情報の共有等に同意をもらいます。推薦者の同意を得られたら、求職者は、推薦者のメールアドレスや電話番号を転職先企業に共有します。
連絡先の情報をもらったら、企業と推薦者との間で、リファレンスチェック実施の日程調整を行ないましょう。
採用担当者は実施日になったら推薦者に連絡をして、事前に決めた内容を質問します。そして、リファレンスチェックの実施相手、質問内容、回答結果、総評・所感等をまとめて、採用の意思決定者に共有します。
求職者本人に紹介してもらう場合、相手の信頼性に懸念が生じるデメリットもありますが、チェック先の同意を得るプロセスが非常に容易ですし、リファレンス先を紹介するプロセス自体で求職者の実力を推し量ることもできます。
一方で、求職者に負担が生じますので、選考の辞退理由等にも繋がる場合もあります。
企業がリファレンス先を探す場合
リファレンス先を探す段階から、転職先企業が担当するパターンです。代行サービスを利用するケースも、このパターンに入ります。このパターンでも、求職者本人にリファレンスチェックのことを説明し、「リファレンス先（推薦者）から求職者の情報をもらうこと」「リファレンスチェックを実施する目的」を説明して、同意を得ることは同じです。
求職者からの同意が得られたら、採用側で、求職者の前職や現職の企業に連絡をとり、リファレンス先の候補者を探します。求職者が同業他社出身である場合等、業界内でのネットワークがある場合には、企業の側で比較的容易にリファレンス先の候補者を見つけることが可能でしょう。
ネットワークがない場合には、企業に直接連絡したり、SNSを利用したりする等、かなり難易度が上がりますので、この場合は候補者にリファレンス先を紹介してもらうほうが確実かもしれません。
候補者が見つかったらリファレンスチェックに関して説明を行ない、実施の許可を得ましょう。このプロセスからは、求職者がリファレンス先を紹介するパターンと同じです。
企業でリファレンス先を探す場合、ノウハウがないと実施が難しいですし、スムーズかつ求職者に迷惑がかからないように進めることは困難です。求職者本人に依頼する流れにしたり、外部の代行サービスを使ったりすることが良いでしょう。
リファレンスチェックのサービス
最近では、リファレンスチェックを代行するサービスも登場しています。意図せずに個人情報保護法に抵触する行動をとってしまうリスクを回避する意味でも、外部に委託してプロにチェックを任せる価値はあるでしょう。
ただし、前述の通り、リファレンスチェックは個人情報の兼ね合い等もありますので、信頼できる実績やコンプライアンス体制を持っている先を選びましょう。
以下に、リファレンスチェックの代表的なサービスをいくつかご紹介します。
※各サービスについて、HRドクターが推薦・保証するものではありません。各サービスの信頼性等は、それぞれでご判断ください。
・oxalisリファレンスチェック
前職での評価や人柄の魅力、転職先に対して潜在的に望んでいること等、ポジティブな要素を引き出せます。納期は最短2〜3日とスピーディーに完了させられるのも魅力。英語・中国語にも対応しています。
・back check
手軽にリファレンスチェックサービスを実施できるサービスです。最短3日間という短い期間で、回答率の高いリファレンスチェックが実現します。回答内容が質問ごとに見やすく整理されるのもポイントです。
・TASKEL
幅広いニーズに合わせてさまざまなプランが用意されているのが特長です。1人から利用できるプラン、評価人数によりボリュームディスカウントが可能になるプラン、月額固定で利用し放題のプラン等があります。
リファレンスチェックでの質問内容
リファレンスチェックでは、おもに「前職での勤務状況」「人柄」「職務遂行状況」をヒアリングします。これらの3項目をチェックするためによく使われる質問を、例文の形でご紹介します。
前職での勤務状況
- 在籍期間はいつからいつまででしたか？
- 遅刻や欠勤はありましたか？
- 役職や職務内容に間違いはありませんか？
等
人柄
- 周囲との人間関係は良好でしたか？
- 上司との関わり方はどうでしたか？
- 部下とはどのようにコミュニケーションをとっていましたか？
- 彼／彼女の長所と短所を教えてください
- 彼／彼女は、一言でいうとどのような人ですか？
等
職務遂行状況
- どのような実績を挙げていましたか？
- どのようなリーダーシップを発揮していましたか？
- トラブル発生時の対応はどうでしたか？
- 改善できる部分があるとしたら、どのような部分だと思いますか？
- 彼／彼女とまた働きたいですか？
等
まとめ
リファレンスチェックは、採用予定者の前職・現職での勤務態度や人柄等を、関係者にヒアリングして確かめることで、採用精度の向上やリスク低減を図るものです。中途採用が一般化するなかで、とくに幹部層やプロフェッショナル人材の採用、社外秘情報を扱うことが多いような業界等でよく行なわれています。
リファレンスチェックは個人情報が関連しますので、実施する際には事前に本人の同意を得ることが必要です。
リファレンスチェックの方法には、「求職者がリファレンス先を紹介する場合」「自社でリファレンス先を探す場合」の2通りがあります。最近ではリファレンスチェックを代行するサービスも登場しているので、利用を検討しても良いでしょう。
