採用に携わる人事部門でも、たとえば、新卒や他部署から人事に配属された人などの場合、採用や雇用に関する法律面にあまり詳しくないことがあります。
採用活動の後半、内定を出してから入社してもらうまでのプロセスは、雇用契約を結ぶプロセスでもあります。
プロセスで必要となる雇用契約書や労働条件通知書などに関して、基礎的な知識を身に付けておかないと、思わぬトラブルを招くこともあるでしょう。
記事では、雇用契約書、労働条件通知書、就職規則などに関して、基礎的な事項を確認します。
また、雇用契約における絶対的明示事項と相対的明示事項の内容、雇用形態別の雇用契約書を作成する際のポイント、雇用契約書を取り交わすときの注意点を紹介しますので、「自信がないかも……」という方は、ぜひご一読ください。
＜目次＞
雇用契約書とは？
労働者が企業や団体に雇われて労働して報酬を得る場合に、使用者（雇う側）と労働者（雇われる側）の間で生じる雇用関係を、民法623条では「雇用契約」と呼びます。
第六百二十三条 雇用は、当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対してその報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる。
雇用契約書とは、民法第623条に基づき、使用者（雇う側）と労働者（雇われる側）の間で雇用契約の内容への合意がなされたことを証明する書面のことです。
法的な概念としては、雇用契約を含めた各種契約は、口頭でも成立するため、雇用契約書は、法律で義務付けられた書面ではありません。
ただし、書面にすることで、契約をあとから確認する・証明することが容易になります。
したがって、ほかの契約と同様に、雇用契約でも雇用契約書を締結することが一般的です。
雇用契約書と労働条件通知書の違い
雇用契約書は先述のとおり、法律で発行が義務付けられた書類ではありません。
一方で、雇用契約を締結する際に労働条件を書面で明示することが不可欠であると、労働基準法第15条第1項で規定されており、必要な記載項目も法律で定められています。
雇用契約締結時に提示する書類を労働条件通知書と呼びます。
第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。
労働基準法第15条第1項では、労働契約の期間・就業場所や従事すべき業務などの項目を、書面で明示することを義務付けています。
労働条件通知書に記載が必要な事項の詳細は、のちほど紹介します。
なお、「雇用契約」と「労働契約」は、厳密には以下のような違いがありますが、実質的には同じものと考えて問題ありません。
- 雇用契約……民法623条で定められた使用者と労働者の契約として使われる言葉
- 労働契約……労働基準法や労働契約法など、労働に関係する法令やルールを扱う際に使用される言葉
上記で解説した内容をまとめると、雇用契約書と労働条件通知書には、以下のような違いがあります。
- ①雇用契約書：民法623条に基づく雇用契約を証明する書面。法的な作成義務はなく、項目なども決まっていない
- ②労働条件通知書：労働基準法第15条第1項に基づいて労働契約（雇用契約）の内容を明示する書面。法的に書面での交付が義務付けられている（2019年から電子的な書面でも可能）
出典：採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。（厚生労働省）
雇用契約書と就業規則の関係
労働基準法第89条で、常時10人以上の労働者を雇い入れる事業主には、就業規則の設置が義務付けられています。
常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。
就業規則には、労働者が働くうえで必要となる“組織内での就業ルール”が書かれており、労働基準法第106条により、労働者の誰もが見られる状態にすることが義務付けられています。
使用者は、この法律及びこれに基づく命令の要旨、就業規則、（中略）を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によって、労働者に周知させなければならない。
就業規則の特徴は、組織として定めたものであるため、全労働者に対して一律で内容が適用されることです。
一方で、雇用契約は、企業と従業員それぞれの間で個別に内容を合意して定めるものとなります。
出典：Q2．雇用契約書の中に「詳細は就業規則による」と書かれていますが、就業規則って何ですか。なんとなく見せてくださいといいにくいのですが・・・（厚生労働省）
雇用契約書と就業規則、労働基準法等の関係
たとえば、以下のような形で、就業規則の内容と雇用契約書の内容が異なる場合もありえます。
- 今回の採用対象者には、特例で時短勤務を許可しており、就業規則にない働き方で雇用契約している
- 現状の就業規則は、障害者雇用に未対応となっており、雇用契約に就業規則とは異なる内容で通勤方法や労働時間の定めなどを記載している など
雇用契約書と就業規則では、原則として、就業規則が優先されます。
しかし、就業規則の内容が雇用契約書の条件を下回っている場合には、雇用契約書の内容が優先される仕組みです。
逆にいうと、就業規則の条件と下回る条件を雇用契約書に盛り込んでも、そうした内容は無効となります。
雇用契約書が必要な理由
労働条件通知書は、企業側から労働者に明示が義務付けられているものです。
ただ、労働条件通知書は、書面名称のとおり“通知”であるため、労働条件通知書の存在だけでは、「労働者側が労働条件の内容を確認して合意した」ということを、あとからは証明しにくくなります。
そういったことから、労働条件通知書だけでは、あとあと「言った・言わない」からくる労使間トラブルが生まれる可能性もあるでしょう。
一般的には、労働条件通知書の内容を盛り込んだ雇用契約書を作成して、企業側が提示した内容に労働者が同意したという証明を残すことが慣例となっています。
たとえば、転勤や配置転換に関しては、就業規則のなかで記載したルールだけでは、裁判所に「転勤や配置転換に応じる義務がある」と認めてもらえないケースもありえます。
また、近年では日本語が堪能ではない外国人労働者も増えています。
仕事観や文化の違う外国人労働者などとトラブルにならないためにも、内容を丁寧に説明したうえで雇用契約を締結することが有効でしょう。
絶対的明示事項とは？
雇用契約書は任意の書面であるため、雇用契約書に盛り込まなければならない内容は、法的には規定されていません。
しかし、一般的には、雇用契約書と労働条件通知書を兼ねるものとして作成して、雇用契約書でも法的に規定された労働条件通知書の項目を網羅することが多くなっています。
労働条件通知書の記載事項は、大きく絶対的明示事項と相対的明示事項に分類されます。絶対的明示事項の項目は、必ず記載すべきものです。
- 1.労働契約の期間
- 2.就業の場所・従事する業務の内容
- 3.始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交替制勤務をさせる場合は就業時転換（交替期日あるいは交替順序等）に関する事項
- 4.賃金の決定・計算・支払方法、賃金の締切り・支払の時期に関する事項
- 5.退職に関する事項（解雇の事由を含む）
- 6.昇給に関する事項
相対的明示事項とは？
相対的明示事項とは、たとえば、職業訓練や臨時の賃金のように、労働基準法による定めではなく、企業の独自ルールに基づき明示するものです。
相対的明示事項の場合、先述の絶対的明示事項とは異なり、法律で記載が義務付けられているわけではありません。
しかし、労使間トラブルを防ぐためにも、独自の制度などがあれば明示することが必要だと考えられています。
- 1.退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算・支払の方法、支払時期に関する事項
- 2.臨時に支払われる賃金、賞与などに関する事項
- 3.労働者に負担させる食費、作業用品その他に関する事項
- 4.安全・衛生に関する事項
- 5.職業訓練に関する事項
- 6.災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
- 7.表彰、制裁に関する事項
- 8.休職に関する事項
雇用形態別｜雇用契約書作成時のポイント
本章では、雇用契約書の作成におけるポイントを、雇用形態別に紹介します。
正社員
正社員の場合、長期間にわたって自社で働いてもらうことが前提です。長期の場合、組織や事業の状況に応じて、転勤や配置転換が行なわれる可能性があります。
したがって、転勤や配置転換の可能性をきちんと雇用契約書に盛り込んでおくことが大切です。
転勤の可能性がある場合は、「〇〇エリアへの転勤を命ずる場合がある」などの記載が必要です。
また、「配置転換によりその他の業務を命ずる場合がある」と記載することで、将来的な業務範囲や役割の変更にも備えられるようになります。
契約社員
契約社員は、一定の期間を定めて雇用契約を締結することになります。
契約社員の雇用契約書を作る際の重要ポイントは、契約期間と契約更新の有無や基準を記載することです。
契約更新の可能性がある場合は、更新基準を明記しておきます。なお、契約社員の場合、同じ労働条件での更新であっても、更新のたびに新たな雇用契約が必要です。
パートタイマー・アルバイト
パートタイマーやアルバイトにも、雇用契約書が必要です。
たとえば、アルバイトが突然来なくなる・音信不通になるなどの問題が多い場合は、制服の返還ルールなども雇用契約書に記載しておくとよいでしょう。
試用期間の扱い
試用期間がある場合、開始日・終了日、試用期間中の賃金に関して記載します。
また、就業規則で定めた解雇事由、正式採用を見送る原因となる事由に関してはきちんと列挙しておきましょう。
なお、試用期間に関して、不当に長い試用期間は無効になることがあります。
たとえば、ブラザー工業事件では、試用社員への12～15ヵ月もの試用期間に対して「合理的な理由がない」と裁判で判断されました。
試用期間での解雇、試用期間の延長などに関しては、下記の記事で詳しく解説しています。
試用期間での解雇や期間延長はトラブルになりやすいですので、把握しておきましょう。
雇用契約書取り交わしの注意点
雇用契約時のトラブルを防ぐには、雇用契約書の取り交わしの際、以下のポイントは押さえておきましょう。
双方の署名または押印の確認
雇用契約書は、双方が署名または記名押印したものを2枚作成し、お互いが1部ずつ保有することが一般的です。
双方の署名または記名押印がなければ、労働者が契約内容に同意したことの証明ができません。
契約内容を説明し、納得してもらったうえで、記名押印してもらいましょう。
労働条件通知書の交付方法
雇用契約の締結に際しては、労働条件通知書の交付が必須となります。
また、雇用契約書内に労働条件通知書の必要事項を記載することで、労働条件通知書を兼ねるものにすることも可能です。
なお、2019年4月からは、本人の希望があれば、紙ではなく、オンラインでの交付も認められています。
最近は、雇用契約と合わせて、電子化している企業も増えています。
出典：平成31年4月から､労働条件の明示がFAX･ﾒｰﾙ･SNS等でもできるようになります（厚生労働省）
雇用契約書がない場合の罰則
雇用契約書は、任意の書類であるため、作成しなくても罰則はありません。
一方で、労働条件通知書は、法的に作成・提示が義務付けられており、労働条件の明示を怠ったと判断されれば、法令違反として最高で30万円以下の罰金になります。
なお、先述のオンラインでの交付に関しても、労働者本人が希望していない場合は、罰金の対象です。注意しましょう。
出典：平成31年4月から､労働条件の明示がFAX・メール・SNS等でもできるようになります（厚生労働省）
まとめ
雇用契約書は、民法623条の雇用契約に関係する書類であり、労働基準法に基づく労働条件通知書と違って企業に作成の義務はありません。
しかし、労働条件通知書の内容に関して、労働者側が確認して合意したということを残すために、「雇用契約書 兼 労働条件通知書」を作成して、双方が署名または記名押印を行ない、1部ずつ保有することが一般的です。
雇用契約書と労働条件通知書を兼ねた書類を作る場合、絶対的明示事項・相対的明示事項も記載して、口頭でもきちんと説明することが望ましいでしょう。
