採用活動の基本とは？求人活動の進め方やスケジュール感、成功させるポイントを解説

採用活動（求人活動）を成功させるには、基本となる進め方を理解したうえで、採用ターゲットや自社の採用力に合わせてポイントを押さえていくことが大切です。

本記事では、採用支援サービスを提供する企業としての知見を踏まえて、採用活動の概要と基本となる進め方、大まかなスケジュールを確認します。確認したうえで、採用活動を成功に導くためのポイントと、主要な採用手法と選び方を紹介しますので参考にしてください。

＜目次＞

• 採用活動とは？
• 採用活動の基本となる進め方
• 採用活動の大まかなスケジュール
• 採用活動を成功に導くためのポイント
• 主要な採用手法と選び方
• まとめ

採用活動とは？

採用活動とは、企業が新規人材を確保するために実施される一連のプロセスを指します。採用活動の目的は、組織の成長に必要な人財を確保することです。

採用活動というと、媒体選定や説明会の実施などの母集団形成や面接や筆記試験などの選考がフォーカスされがちです。

しかし、実際には、採用活動を始める前の計画作成や採用ターゲットの設定、また、内定承諾後のフォローや入社受け入れなども含まれます。

採用活動の基本となる進め方

採用活動は、以下の流れで進められます。

採用計画の確定

採用計画とは、採用活動におけるゴールや大枠の行動計画を定めたものです。採用計画にも、短期的な視点と中長期的な視点があります。

短期的な採用計画としては……

中長期的な採用計画としては……

採用計画の立案では、以下の策定や明確化をする必要があります。

【採用ターゲットの明確化】
採用ターゲットとは、採用活動で採用したい人物像のことです。

中長期的には、自社の経営計画や事業方針などから採用ターゲットを策定します。短期的には求人ポジションの採用基準を具体化する形です。

採用ターゲットの明確化では、どのような経験や能力を持った人材を採用したいかを、定量・定性の両面から設定していきます。採用基準を定義するイメージです。

明確化の際は、想定する待遇幅なども合わせて検討し、転職市場における相場観や自社の採用力と照らして妥当なものになっているかを確認することが大切です。

【採用ペルソナの設定】
採用ペルソナを作ることで、ターゲットとなる人材像をより具体化し、関係者間の認識を合わせられるようになります。採用ペルソナの詳細は、後ほど詳しく解説します。

【採用手法の設計とスケジュールへの落とし込み】
具体的な採用手法を選ぶ際には、以下3つの視点で検討します。

採用手法の種類と詳しい選び方は、後述します。採用手法が決まったら、具体的なtodoに落とし込みスケジュールを決めていきましょう。

母集団形成

母集団形成とは、選考へのエントリーを集める作業です。

母集団形成には、求人媒体などに広告を出し求職者からの応募を“待つ”採用手法のほかに、ダイレクトリクルーティングのように求人企業からスカウトメッセージを送る“攻め”の手法もあります。

母集団形成で大事なことは、求人票やスカウトメッセージを通じて、自社の魅力をしっかり伝えることです。

採用活動は、「自社の場合、1人採用するのに何人ぐらいの応募が必要か？」という一種の確率論のような部分もあります。そのため、母集団形成は非常に大切です。

もちろん、自社の採用ターゲットと全然違う人が応募してきても無意味です。したがって、採用手法の設計部分、また、求人広告やスカウト送付部分などでしっかりとターゲットが応募してくるように絞り込むことが大切です。

なお、人材紹介や採用代行の場合、サービス提供側で求人票作成をしてくれることもあります。

選考

選考には、一般的に、筆記試験、適性検査、面接（個別・集団）などがあります。場合によっては、実技試験や課題などを出す場合もあります。

近年では、インターンシップを選考に直結させる形で、インターンシップの評価を専攻材料にする企業も増えるようになりました。選考のフローにも、さまざまな種類があります。

内定出し

内定出しとは、内定通知のプロセス、また内定承諾につなげるオファー面談などを指します。自社の採用プロセスによっては、内定保留者へのフォローや面談も設計しておく必要があるでしょう。

内定出し～内定承諾のプロセスでは、内定通知書 兼 労働条件通知書や内定承諾書の作成と回収が必要です。

内定を出してしまうと、企業側から働きかけられることは少なくなります。したがって、選考過程で求職者の志望度をしっかりと高め、また、いつどのように内定を出すかを考えることが非常に大切です。

内定承諾後のフォロー

中途採用の場合、内定承諾から入社まで1ヵ月程度、現職の場合でも2～3ヵ月程度が一般的です。新卒と比べると、1～3ヵ月まで内定承諾～入社までの時間は空きません。ただ、入社までの時間が空く場合には、内定者に不安などが生じないように、フォローをすることが大切です。

一方で、新卒の場合、早期採用が増えていることもあり、標準でも4年生の6月に承諾したら10ヵ月間、早期採用で3年生の1月などに承諾した場合には1年以上の期間が空きます。

さらに近年では、“内定承諾に法的な拘束力がない”といった話も知られるようになっており、新卒採用における内定承諾後の辞退は増加傾向にあります。

こうした状況のなかで内定辞退を防ぐには、接触頻度を保ちながら、以下のようなイベントやフォローの実施によって、内定者の不安を解消し入社意欲を高めることが大切です。

入社受け入れ

新入社員の受け入れに向けた準備には、大きく分けて以下5つがあります。

1～3つ目までは、労務やオペレーション的な視点です。定着率を高め、戦力化を早めるためには4つ目5つ目が大切になります。4つ目や5つ目のような受け入れプロセスは、オンボーディングと呼ばれます。

採用活動の大まかなスケジュール

新卒採用と中途採用とでは、大まかなスケジュールにも違いがあります。

新卒採用の場合

政府主導の選考スケジュールは3月採用広報解禁（大手媒体での説明会告知のスタート）、6月選考解禁（実質的には内々定出しのスタート）です。ただし、政府主導のスケジュールで動いているのは、ごく一部の大手企業だけです。

実質としては、2月～3月に説明会スタート、3～4月に選考開始、5～6月で内定出しというスケジュールが標準的です。

また、早期採用の場合には、前年の6～9月にサマーインターン、9～11月に選考スタート、12～2月に内定出し、2～4月で内定承諾を獲得するようなスケジュールが多くなります。

中途採用の場合

中途採用の場合、採用活動の準備に1ヵ月、母集団形成に1ヵ月、選考に1ヵ月、入社まで1～2ヵ月というのが一般的なスケジュールです。順調に進んだ場合、採用活動の検討開始から入社まで4ヵ月程度のイメージになります。

採用活動を成功に導くためのポイント

採用活動を成功させるには、以下のポイントを押さえましょう。

一定のリソースを投資する

自社に合う優秀な人材を採用するには、適切な「手間・コスト」の投資が必要です。ただし、中小企業やベンチャー企業の場合、たとえば、経営陣が採用活動を兼務する、人事も総務労務と兼務などの状態で、工数が足りないことも多くなります。

工数が少ないと、以下のような問題が生じやすくなるでしょう。

なかには、採用市場や採用トレンド、自社の採用力を知らないことで、適切な媒体やサービスに工数を投じられていなかったり、逆に自社に不向きな採用媒体にコストを使ってしまっていたりすることもあります。

一般的には、採用活動でコストを抑えるには、手間と時間が必要になることが多いです。逆にいえば、人材紹介や採用代行などにコストを使うことで、手間を抑えることが可能になります。

手間と時間は、一種のトレードオフとなる部分もあります。自社の状況に合わせた方針を決めて、中長期的にコスト効率を改善していくことが大切です。

力量あるメンバーを採用担当者に配置する

必要な人材を獲得するには、採用ターゲットの志望度を高める「魅了付け」と、自社で活躍する人材かどうかの「見極め」が大切です。

また、自社で活躍するかどうか、カルチャーフィットするかどうかを、各種バイアスなどに左右されずしっかりと見極めることも、もちろん大切になります。見極め力は、トレーニングの実施によって面接官のスキルを高めるほかに、適性検査や面接評価チェックシートなどを導入するとよいでしょう。

採用活動において、自社で内定を出したいと思う人は、他社も欲しいと思うのが当然です。優秀な人材になるほど、多くの企業・自社よりも格上の企業も欲しがることになります。そのため、優秀な人材を求める場合、見極め以上に魅了付けが大切になるでしょう。

魅了付けは、おもに営業力です。そのため、現場で成果をあげているメンバーを人事に配属することが必要になります。また、部門のエースや幹部クラスなどに口説くための面接をしてもらったりすることも大切でしょう。

なお、採用人数が少ないうちは、営業力が採用の成否を決めるので、目の前の求職者を口説く力を持った人が重要となります。採用人数が増えていくと、営業力に加えて、そもそも自社が欲しい人材を含んだ母集団を作るためのマーケティング力を強化していくことが重要になってくるでしょう。

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採用ターゲットを明確化する

採用ターゲットの明確化は、企業と求職者のミスマッチを防ぐうえでも大切なことです。

採用活動は、中長期的には経営戦略や事業計画に紐づくものとなります。そのため、中長期の採用計画を決める際には、事業計画の確認と経営陣とのすり合わせが必要です。

短期的な視点で求人一つ一つの採用ターゲットを決める際には、事業計画の確認までは必要ないことが多いでしょう。ただ、経営陣の場合、「2025年までに新しい営業拠点を作る」「管理職をもっと若返らせたい」のような中長期的な視点で人員計画を考えていることが多いです。

経営陣に対して、現場では「〇〇チームのエンジニアが足りない」などの直近の課題解決を軸にして採用を考えていることが多くなります。

そのため、短期で採用ターゲットを明確化するときにも、経営陣・人事部門・現場のリーダーとの間で認識を合わせる必要があります。

採用ペルソナを描く

採用ペルソナとは、採用ターゲットに人物としての側面を肉付けしたものです。いわゆる“どんぴしゃ”の採用ターゲットである「架空の人物像」のことになります。

採用活動では、自社の採用サイトや求人票、また会社説明会などを通じて、採用ターゲットにメッセージを送ることになります。

一人の採用担当者が全メッセージを書く場合、大きな問題は起こらないかもしれません。

一方で、複数の担当者、また、求人広告の代理店、人材紹介会社のエージェントなどが原稿を作るようになってくると、たとえば、同じ“ITエンジニアで○○の実務経験者”という採用ターゲットでも認識がすれてしまい、訴求内容が大きくブレる可能性が出てきます。

以下は少し極端な例ですが、同じエンジニア経験者でも、求人票や説明会のコンテンツを作る際に、以下のようにイメージしている人材像が違ったりすることは十分ありえるでしょう。

こうした認識のズレを解消するには、採用ターゲット、つまり採用基準に以下のような人物的な項目を肉付けしていき、採用ペルソナを作るのがおすすめです。

上記のような採用ペルソナを作成することで、採用ターゲットのイメージを共有し、「採りたい人」に届く一貫したメッセージの発信が可能になります。

ターゲットに適した採用手法を検討する

近年は採用手法が多様化しています。多様ななかで、自社に合う手法を選ぶには、採用ターゲットや採用ペルソナを踏まえて考えることが大切です。

たとえば、求人媒体には、マイナビやリクナビNEXTなどの総合型と、求職者の属性・志向性・業界などで絞り込んだ特化型があります。型が2種あるところで大切になるのが、先述の採用ペルソナです。

採用ペルソナが明確になれば、「20代の若手エンジニア」や「首都圏在住のエンジニア」などの絞り込んだ媒体を選んだほうが良い、といったことも判断しやすくなります。

自社の状況に応じた採用手法を検討する

採用手法の選定でもう一つポイントになるのが、自社の採用力や現状、課題解決につながる手法を選ぶことです。本記事でいう採用力とは、採用広報力×採用営業力です。

たとえば、業界内での認知度が高い人気企業やネームバリューの高い大手企業＝採用広報力が高い場合、たくさんの求職者が集まる総合型の求人媒体が、多くの母集団が集まる可能性が高いです。

一方で、求職者にあまり知られていない中堅・中小・ベンチャー企業＝採用広報力が弱い場合、総合型の媒体よりも特化型の媒体やダイレクトリクルーティング、人材紹介などを利用したほうが良いかもしれません。

採用活動の成功につながる手法を選ぶには、上で企業規模ごとに示したように、採用ターゲットの明確化とともに、自社の分析をすることも大切になります。また、使えるコストや手間という視点も大切です。

前述のとおり、採用単価を下げるには、手間や時間が必要になることが多いです。逆に、手間や時間を削ろうと思えば、コストが必要になることが多くなります。手間と時間には、一種のトレードオフとなる側面がありますので、自社の状況に合わせて方針を決めることが必要でしょう。

中長期的に採用力の向上に取り組む

企業の採用活動は、たとえば、今年度に優秀な人材を獲得すればそれで終わりではありません。採用活動の成功を「量×質」と考えた場合、以下3つの力を中長期的に向上させていく必要があります。

また、中長期的な目線で取り組んでいくべきことは企業によって異なりますが、たとえば、以下のような取り組みが挙げられるでしょう。

主要な採用手法と選び方

主要な採用手法には、以下のようにさまざまな種類があります。

先ほども少し触れたとおり、採用手法を選ぶときには、自社の採用ターゲットと採用力に合ったものを選ぶことが大切になります。また、自社の現状や課題から、以下のように「どのような採用を行ないたいか？」の視点も加えるとよいでしょう。

具体的な選び方は、以下の記事をチェックしてみてください。

まとめ

採用活動は、企業が人材確保するために必要な以下のプロセスのことです。

採用活動を成功に導くには、以下のポイントを大切にする必要があります。

HRドクターを運営する株式会社ジェイックでは、人材紹介の「採用カレッジ」「新卒カレッジ」、また新卒ダイレクトリクルーティングの「FutureFinder」を提供しています。

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