職場における社員教育の代表的な方法として、OJTとOff-JTがありますが、どちらの方法が効果的なのでしょうか。また、どのようにすれば、人が育つ職場を作ることができるのでしょうか。この記事では、職場における社員教育の目的や効果、OJTとOff-JTそれぞれのメリットとデメリット、そして、人が育つ職場を作るポイントを解説します。
＜目次＞
職場教育の重要性と新人育成の効果
まずは職場における社員教育の重要性と新人育成の効果を改めて確認しておきます。
職場における教育の目的
職場における社員教育の目的は、大きく分けると以下の3つになるでしょう。自社ではどこに重点をおいて実施しているかも確認しながらぜひご覧ください
職場における社員教育の最もベーシックな目的です。各社員の役割や状況に応じて、パフォーマンスするために必要な知識やスキルを身に付けてもらうことで、社員一人ひとりが期待される役割を果たし、目標を達成することがゴールになります。新人研修や管理職研修、また各職種における研修など、該当する研修は多いでしょう。
能力改善だけでは、社員のパフォーマンスはあがりません。なぜなら「持っている能力をどれだけ使えるか」にはモチベーションや組織・仕事へのエンゲージメントが関わってくるからです。
「自分が成長できているという成長実感」「仕事の価値ややりがいの確認」「自分が大きな物語を作っている一員だという自覚」「いまの仕事とキャリアプランや夢の紐付け」などがモチベーションUPやエンゲージメントの強化に効果があります。
職場の生産性を高めるには、個々人の能力やパフォーマンスを上げる以外にも、“人と人の間”、つまりコミュニケーションや部門連携を強化する方法もあります。
組織の生産性をあげるには「共通目的」「共通言語」「相互理解」が大切です。つまり、「同じ目的に向かい、同じ言葉を使う、仲間である」という感覚です。企業として向かう方向性を示すミッションやビジョン、意思決定の基準となるバリューの浸透や、共通言語の構築、また研修内でのコミュニケーションを通じて「肩書き」ではない「人間性」の相互理解を生み出すことで実現できるでしょう。
職場教育における効果
職場での社員教育は、企業の生産性を向上させる効果があることは明らかになっています。直近でも内閣府が発表した「2018年度 経済財政白書」では「人材への投資額が1％増えると、企業の労働生産力は0.6％上昇」するという結果も発表されています。
また、厚生労働省が発表した「2018年 労働経済白書」でも、Off-JTや自己啓発の研修を行っている企業での生産性や売上高の向上が実証されています。
OJTによる職場教育のメリットとデメリット、実践のポイント
OJTは実務内での指導による人材育成であり、「職場教育」として非常にイメージしやすいやり方です。OJTによる職場教育のメリットとデメリット、効果的なOJTを実践するポイントを解説します。
OJTのメリット
OJTのメリットは、「実際の現場で、実務を通じて学ぶため、実践的な技能が身に付く」という点です。極端な書き方をすれば、Off-JTでの学びは「机上の空論」であることに対して、OJTでの学びは「生きた学び」といえます。
もちろん上記は極端に過ぎる表現であって、Off-JTで業務に必要な知識やスキルを育成できますし、ロールプレイング等を通じて実務に近づけていくことができます。しかし、OJTであれば現場の空気、また実際の機器や顧客対応を通じて学ぶことで、より実践的な技能が身に付いていくでしょう。
現場では、マニュアル等にはない想定外の事案も出てきますし、マニュアルに書かれていない細かなノウハウがあります。これらを身に付けていけることがOJTの良いところです。また、基本的に1対1～2で行われる少人数指導ですので、相手の習得度合いや吸収状況に応じて教育内容を柔軟に変更できるのもOJTのメリットです。
OJTのデメリット
OJTのデメリットは、教育効果や成長度がOJT指導者の能力（指導力）に依存してしまう点です。OJTは1対1～2で行われる少人数で行われることが多いため、OJT指導者も複数になり、OJT指導者によって指導力のレベルにバラツキが生じてしまいます。
効果的なOJTを実践するポイント
OJTのメリットをしっかりと発揮させ、デメリットを回避するためには、以下の3つがポイントになります。
- OJT指導者の教育を行うこと
- 各OJT指導者にOJTの「計画」を作成してもらうこと
- 各OJT指導者に任せきりにしないこと
OJTをOJT指導者の力量に任せきりにしない仕組みを作ることが、会社として効果的なOJTを行う上でのポイントです。人事／教育部門が全体をコーディネートしながら、OJT指導者の上司、ブラザーシスター社員などを巻き込んで進めるとよいでしょう。
OJTの基本ステップは「やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、ほめてやらねば、人は動かじ」
OJTの基本的なやり方は、「4段階職業指導法」です。4段階職業指導法というと非常に堅苦しいのですが、ステップとしては、山本五十六の名言、「やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、ほめてやらねば、人は動かじ」とまったく同じです。
下記の4段階で指導を行うことで、相手の吸収と理解を促進します。
- Show（やってみせる）
- Tell（説明する）
- Do（やらせてみる）
- Check（評価を伝え追加指導を行う）
最初に、OJT指導者が業務を実際にやってみせます。教わる側の社員に業務イメージを具体的につかんでもらうことが目的です。なお、やってみせる前に「いくつぐらいのステップがあるか」「各ステップで何をするか」などの全体像を伝えておくと、よりイメージをつかみやすくなるでしょう。
見てもらったうえで、プロセスの詳細を、意味や背景まで含めて説明します。教わる側に質問があれば、質問を受け付け、しっかりと答えます。業務が標準化されて、マニュアルが整理されていると、説明が効率的に実施でき、新人の自習や復習も促しやすくなるでしょう。
見てもらって、伝えたうえで、実際に業務をやらせてみます。可能であれば、マニュアル等を見て、「自分で自分に説明しながらやってもらう」とスムーズです。
評価を伝え、改善点を伝えていきます。フィードバックする上では、出来ていない点ばかり伝えると委縮してしまいますので注意が必要です。うまく出来た点、改善した点をポジティブに伝えていく中で、重要なポイントから修正していきましょう。
「やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、ほめてやらねば、人は動かじ」という4ステップをOJT指導者が意識することで、学ぶ側にとって吸収しやすいOJTが実施できます。あとは4ステップを繰り返して、習熟度をあげていきます。
繰り返す時には「やらせてみる⇒フィードバック」が中心になりますが、時に再度「やってみせる」「説明する」ことで、成功イメージを確認させたり、手順を復習させたりすることも重要です。頭の中に業務の進め方が少しずつ入ってきた段階で、再度「やってみせる」「説明する」ことで理解が促進されます。
なお、OJT指導が下手な人は、「評価・追加指導」がネガティブフィードバック中心になり委縮させるケースが多いです。委縮させてしまうと、新人側が質問しづらくなるため理解が進まない、「上手くやる」ことよりも「怒られないこと」や「OJT指導者の評価」に意識がいってしまい、学習が阻害されます。
OJTの準備
OJTを実施する上では、OJT指導者には2つの準備が必要です。
1つは「OJTの実施計画」です。OJTのゴール、ゴールまでの道筋やチェックポイント、教えていくスキルの整理、業務内容の整理をしておくことで効果的にOJTを実施できます。OJTのゴールやゴールまでの道筋やチェックポイントなどの全体像を学ぶ側に共有できると、学ぶ側のモチベーションアップも期待できます。
OJT指導者に必要なもう1つの準備は「相手の理解」です。相手が持っている経験や知識、また、新人などであればOJTの前に受けている初期教育の内容を把握して、相手の基礎的な理解度やイメージしやすい伝え方を想像しておくとOJTをスムーズに始めていくことができるでしょう。
Off-JTによる職場教育のメリットと育成効果を高める方法
続いて、Off-JTによる職場教育のメリットとデメリット、育成効果を高めるためのポイントです。
Off-JTの定義と進化
Off-JTはその名の通り、「実務」外で行う研修です。Off-JTのイメージとして「座学中心で知識をインプットする研修」があるかも知れません。もちろん、「体系的な知識を集中してインプットする座学研修」は、Off-JTだから出来る研修の一つです。しかし、昨今では座学以外のOff-JTも多数あります。
例えば、
- ディスカッションやグループワーク、フィールドワークなどのアクティブラーニング
- ケーススタディを通じた理念や意思決定のトレーニング
- 実践的な課題解決に取り組むプロジェクトベースドラーニング
- ビジネスゲーム等を取り入れた体験型、体感型の研修
- 動画などを使った反転学習
- オンライン上でのインタラクティブな研修
- 学習効果を高めるタイムスペースラーニング
など、Off-JTの概念も以前からは大きく進化してきています。
欧米を中心に教育効果を高める手法の研究が進み、過去のOff-JTと比べると、実際の仕事や実践と紐付ける、あるいは積極的なアウトプットを行うなどのOff-JTが圧倒的に増えています。
Off-JTを実施するメリット
Off-JTのメリットは、まず体系的な知識の習得が可能な点です。新人のビジネスマナー研修、管理職向けのマネジメント研修、幹部向けのマーケティングやアカウンティング研修など。
これから業務を覚えていったり幅を広げていったりする中での「土台」となる知識を効率的に付けることができます。現場や実務の中で学んでいくことも多々ありますが、短期間で体系的に知識を身に付けることができるのが、Off-JTのメリットです。
Off-JTは実務の外で行われるからこそ、俯瞰したり内観したりすることも可能です。例えば、ライフプラン研修、仕事の価値や意義づけを考えるワークショップ、また、360度評価を基にした内観研修、経営陣による経営合宿などはOff-JTだからできる社員教育と言えるでしょう。
Off-JTのデメリット
Off-JTのデメリットは、まさに「実務外で行われる」という点です。学んだ知識や内容を自分の仕事にブリッジング（紐づける/翻訳する）して、実践しないとOff-JTの効果はあがりません。
外部の研修会社に委託する場合、実務と研修内容が離れてしまい、ブリッジングが難しくなるケースもあります。公開研修に派遣する時には難しいですが、自社の社員だけを対象にしたインハウス型の研修をする場合には、講師に自社で使っている「単語」や「仕事のやり方」「起こっている課題」などを共有して、研修内の言葉や事例をアレンジしてもらうことが重要です。
Off-JTはマイクロラーニングのような形で朝礼や会議、短時間の研修を行う方法もありますが、ある程度まとまった時間を確保する必要がある研修が多いでしょう。「やりたいと思いつつ、日常に忙殺されて実行できない」ケースも多々ありますので、実行には経営陣や人事の意思が必要です。
Off-JTの効果を最大化するためのポイント
Off-JTの効果を高めるために最も重要なポイントは「4：2：4の法則」です。「4：2：4の法則」は研修の教育効果に与える影響は、
- 研修前の意識付けが「4割」
- 研修そのものは「2割」
- 研修後のフォローが「4割」
だという内容です（提唱者の名前をとって「ブリンカーホフの法則」とも呼ばれます）。
じつはOff-JTを行う上で研修内容はたった2割の影響しかありません。研修前に「受講者が学ぶ目的を持って前向きに参加する」状態を作る、また、研修後に「学んだ内容を職場で実践する」ための段取りを組むことが、Off-JTによる職場教育を効果的に行うためのポイントです。
研修前の取り組みは、内容の興味付けや開催する目的の発信、上司による派遣意図の伝達、プレ研修の実施などです。また、研修後のフォローは、研修内で職場での実践行動を設定する、設定した実践行動を上司に報告する、実行を相互にサポートするグループの作成、フォロー研修などです。
Off-JTは外部の会社に依頼する場合も多いですが、研修会社と二人三脚で研修前後も設計していきましょう。
まとめ「人が育つ職場教育の作り方」
OJTとOff-JTは「どちらが良い」というものではありません。両方の特徴をつかんだうえで効果的に併用していくことが、人が育つ職場教育を行ううえで重要です。
「体系的・集中的な知識のインプットと初期トレーニング」をOff-JTで実施したうえで、「実践とフィードバックを通じた細かなノウハウ・スキルの習得」をOJTで行う、そして、「現状を俯瞰した振り返りや中長期のビジョン設計」をOff-JTで実施するという流れで効果的です。
職場教育におけるOJTとOff-JTは「自動車免許の取得」をイメージすると分かりやすいかもしれません。自動車免許を取得するためには、まず「座学」と「場内教習」を繰り替えし、最低限の知識をインプットして、スキルをトレーニングします。これがOff-JTです。
そして、Off-JTで一定のレベルまで達する、つまり仮免許を取得したら、「路上教習」で路上での運転と横に座る教官からのフィードバックを通じて、実践的なスキルとノウハウを身に付けます。免許を取得し、独り立ちしたあとには、節目となる「免許の更新研修」のタイミングで、自分の運転レベルを振り返るわけです。
また、普通自動車免許で経験を積んだ後に、大型や二種免許を取得する、あるいはプロレーサーになるというフェーズでは、普通免許でいくら習熟していても、ふたたび「座学 ⇒ 場内教習 ⇒ 路上教習」が必要となることも、実際の職場教育と同じです。昇進や昇格して役割が変わった時は、免許の種類が変わるのと同様です。
新たな役割への期待事項や立ち居振る舞い、必要なスキル、フィードバックを、「インプットのOff-JT ⇒ 実践のOJT」という職場教育で習得させることで、戦力化スピードが飛躍的に改善されるでしょう。
