新人研修内でのOJT（職場実習）は、ほとんどの企業で行なわれているプログラムで、新人に業務を覚えてもらい、実務的なスキルを身に付けるうえで非常に有効な教育手段です。
一方で、業務によっては、新人育成のOJTに向いているもの／不向きなものもあります。新人研修でOJTを取り入れる際には、業務の特徴を把握したうえで、新人研修に向いた業務をOJTとしてアテンドしたほうが良いでしょう。
記事では、新人研修でOJTを行なう目的や、OJTに向く業務と向かない業務の見極め、効果的なOJTの進め方を詳しく解説します。
＜目次＞
新人研修で行なうOJTとは？
OJT（On the Job Training）とは、実際の業務をしながら学ぶ研修スタイルで、実務に役立つ実践的なスキルを身に付けることができます。OJTは、実務から離れて研修を行なうOff‐JTと対になる教育手法です。
OJTとOff‐JTには、それぞれ長所・短所があります。どちらが優れているということではなく、自社の業務内容や教えたいことに合わせて、適切に組み合わせることが大切です。
- 実務を覚えるとともに、実務的なノウハウ・スキルが身に付く
- 個別、少人数で行なうため、相手に合わせた伝え方や相手の進捗に応じた調整が可能
- 全体像や体系的な考え方、用語などを学びやすい
- 現場から離れたところで集中して学習や振り返りができる
OJTに向く業務と向かない業務
新人研修のOJTに向いているのは、仕事がある程度、標準化・定型化されており、ケースバイケースの個別判断が多くない業務です。OJTは、スポーツなどのトレーニングと同じで、「反復練習」しながら型を身に付ける、身体でやり方を覚えるイメージに近い研修です。
もちろん、配属後に担当する実務では、ケースバイケースの判断が多い業務もありますが、まずは反復練習して身に付けやすい業務でOJTをやることが適切です。
ケースバイケースの仕事は、内容や進め方に都度の変更が必要だったり、指導者の判断が必要となることが多かったりして、双方の負担が増えてしまうとともに、反復練習ができず学習が進みづらくなります。
また、OJTはあくまで「戦力化」「一人前」に育てるための育成プロセスです。成果に結びつかない単なる「作業」をOJTとしてやらせると、新人のモチベーションが下がり、離職などの要因にもなってしまいますので、注意が必要です。
新人研修でOJTを効果的にするための事前準備
新人研修におけるOJTは、「人事管轄で行なうもの」と「部門配属後に行なうOJT」があります。ここでは、人事管轄と部門配属後のOJT、両方の「共通ポイント」と「部門配属後のOJTに関するポイント」の2つに分けて、事前準備のポイントを解説していきます。
新人研修のOJTを効果的にするための準備ポイント
準備段階で以下の2つを大切にすると、新人研修のOJTにおける効果が高まりやすくなります。
・OJTのゴール設定をする
OJT研修で最も大切なのは、目的とゴールを明確にすることです。目的とゴールは、プログラム設計だけでなく、指導するうえでの指針としても非常に重要です。
OJTのゴールとして目指すのは、最終的には「一人前」として成果を上げられる状態に育てることです。プログラム設計する際には、「一人前」がどういう状態なのかを明確に言語化した上で、どんなミニゴールを設定して、どんなステップで必要な成果やスキルを身に付けるか、分解していく方法がおススメです。
・新人のマインドセットを行なう
新人は、少し前まで学生だった若者です。しかし、OJTでは、新人側も主体的・能動的に学ぶことが求められます。また、OJTで実務に携わると、ある種の理不尽、目標数値に対するプレッシャー、理想とのギャップなどのリアリティショックが生じやすくなります。
したがって、OJTに入る前に、学び手としての主体性や積極性、ぶつかる壁に対するマインドセットを行なうことが大切です。
部門配属後におけるOJTの準備ポイント
部門配属後に行なわれるOJT研修では、以下の点に注意して準備を進めましょう。
・適切な人物を指導役とする
OJT研修の効果を高めるには、適切な人にOJT指導者になってもらう必要があります。一般的には、以下のような人材が適任です。
- 4年目～7年目ぐらいの若手社員
- 新人を指導できるだけの業務スキルがある
- 仕事への姿勢や基本行動が新人の模範となる
- キャリア等に関するビジョンを持っている
- 教えるスキルが高い
など
・育成計画をしっかり作成する
OJTには、非常に実務的である一方で、体系的な学びをしにくい欠点があります。そして、行きあたりばったりのOJT研修を行なった場合、欠点がより顕著になります。したがって、効果的なOJTを実施するためには、育成計画をきちんと立ててもらうことが大切です。
育成計画を作る際には、まず目指すべきゴールと目標を明確にした上で、あげる成果と必要なスキルを洗い出します。それから、ゴールをミニゴールに分解して、各ステップで身に付けるスキル、必要な経験、ぶつかる壁等を整理していきます。そして最後に、具体的なスケジュールや計画表に落とし込んでいきます。
・人事側から定期的にフォローを入れる
現場でのOJT研修が始まったからといって、人事部門の仕事は終わりではありません。新人の離職などを防ぎ、効果的なOJTを進めるためには、人事部門の定期的な状況把握やフォローが必要です。
フォローの対象となるのは、新入社員と教育担当者の双方です。人事から新入社員へのフォローは定期面談に加えて、6ヵ月、1年、2年などの節目でのOff‐JTを行なうことがおススメです。
また、人事から教育担当者へのフォローはOJT期間にもよりますが、事前研修に加えて、研修期間中の情報交換、研修後の振り返り等を実施すると良いでしょう。
新人研修でのOJTの進め方
新人が配属された現場では、4段階職業指導法をもとにOJTを行なっていきます。4段階職業指導法とは、第一次世界大戦中のアメリカで生まれた4ステップからなる指導法です。
- Step1：Show（やって見せる）
- Step2：Tell（説明する）
- Step3：Do（やらせてみる）
- Step4：Check（フィードバックと修正）
山本五十六元帥の名言「やって見せて、言って聞かせて、やらせてみて、 ほめてやらねば人は動かじ」という言葉は、まさに日本における4段階職業指導法そのものです。実際の現場では、4段階職業指導法をもとに、以下の流れでOJT研修を進めていくことが効果的です。
1.業務の目的や全体像を説明する
最初に目的や全体像を説明することで、仕事の意味づけをするとともに、おおまかな作業イメージを新人につかんでもらいます。イメージをつかめば、OJT指導者等の作業を見たときも理解しやすくなります。
2.業務を実際にやって見せる
実際に作業を見ることで、事前に抱いていたイメージが具体化します。全体のステップ数や、今どのステップの作業を行なっているかを伝えることで、見た内容の整理もしやすくなるでしょう。
3.業務内容の詳細を説明する
各ステップの意味やゴール、実施のポイントを解説していきます。見せた作業に関する質問も、ここで受け付けましょう。「記憶する」のではなく、メモを取って自分なりのマニュアルを作らせたり、業務マニュアルに書き込みながら聞かせたりする形が望ましいでしょう。
4.業務を実際に行なわせる
新人に実際に仕事をやってもらいます。マニュアルを参照しながらやることで、不安が解消でき、成功率も高まります。特に初期の段階では、マニュアルを参照しながら実際にやってみて、成功体験を積むことが大切です。
5.良かった点や改善点をフィードバックする
新人がやった仕事へのフィードバックは、即時に行ないます。ポジティブなフィードバックとネガティブなフィードバックを3対1ぐらいにするのが理想です。
初期段階では、たくさんの改善点が出てきます。しかし、一度に多くの改善点を伝えても新人はなかなか吸収できません。重要なポイントに絞り込んでフィードバックを行ない、徐々に改善していきましょう。
OJTを効果的にするためのコツと注意点
新人研修のOJTを効果的にするには、以下のポイントをおさえて準備や実施をしましょう。
OJT研修のばらつきをなくす工夫をする
OJTの良さは、実務ノウハウを身に付けられるとともに、個別や少人数で実施することで、きめ細かい指導が可能になることです。一方で、OJTには、担当者の指導スキル等によって効果性にばらつきが出やすい特徴もあります。
したがって、新人研修でOJTを実施するときは、OJT担当者の人選だけを行なって、計画や実施を丸投げしてしまうのではなく、組織としてOJTの計画、実施をサポートして、全体の品質を底上げする取り組みをしましょう。
ポイントを押さえた指導計画を作成する
OJT研修のレベルを底上げするには、人事部門が主導でフォーマットを準備して、書式や過去データをもとに、現場に指導計画を作成してもらう方法がおススメです。
人事部門側で用意したフォーマットをもとに計画を立ててもらうことで、過去のデータを蓄積することも容易になりますし、OJT担当者の負担も減らせます。
指導計画で押さえたい効果的な項目は、以下のとおりになります。
- OJTのゴール（定性・定量的な成果や目標）
- ゴール達成するために身に付けるべきスキル
- ゴールまでの成長プロセスを分解したステップ
- 各ステップで身に付けるスキル
- 各ステップで積ませる経験や指導方法
- 各ステップでモチベーションダウンなどが起こりやすい箇所のピックアップと対策
- 実施スケジュール
OJT指導者の研修を実施する
OJT指導者の「教える技術」は、新人の学習定着率やモチベーションに関係する大事なポイントです。そのため、OJTによる新人教育の効果を高めるには、OJT指導者に研修を実施して、マインドセットや教える技術をレベルアップさせる必要があります。
教え方の技術と合わせて、ソーシャルスタイルや特性診断などをうまく活用すると、人間関係の相性によるトラブル発生を抑えやすくなります。
OJT指導者だけに任せない
OJTを効果的なものにするには、OJT指導者にすべてを任せるのではなく、上司、ブラザーシスターやメンター、人事などで役割分担して、「OJTにおける実務指導」以外の負荷を分散させることが有効です。
分散させることで、「新人とOJT指導者の人間関係に問題が生じている」などのリスクも早めにキャッチして対応を取れるようになります。
まとめ
新人研修でのOJTは、実務ノウハウを覚えていくうえで非常に重要です。一方で、業務によってOJTへの向き不向きもあります。そのため、OJT研修を実施するには、入り口として適した業務を選びましょう。
また、OJTの効果性を高めるうえでは、指導計画の作成やOJT指導者研修なども必要となります。組織としてOJT品質の底上げを図るうえで、ぜひ記事の内容を参考にしてください。
また、新入社員研修プログラムの設計ポイントのコツと注意点は、以下の記事も参考になります。ご興味あれば、ぜひお読みください。
