時間管理のPDCA
お世話になっております。
HRドクターを運営する株式会社ジェイックにて
取締役 兼 教育事業部長を務めます
東宮美樹と申します。
今回は、新人のときに身につけると、後々非常に助かる
「時間管理のPDCA」についてお話しようと思います。
時間管理のPDCAとは、
新人のうちに身につけられる
“一生使える”武器の１つです。
時間管理というと、
スケジューリングを想像される方も
いらっしゃるかもしれませんが、
ここでいう「時間管理のPDCA」は、
ただ将来の予定を入れて、過ぎ去ってしまったら
二度と振り返る事のない、やりっぱなしの
「手帳を埋める作業」とは全く別のものです。
むしろ、怒涛に過ぎていった時間(自分の働き方)を
しっかりと振り返り、将来の時間を生み出す
「手帳を空ける作業」です。
このスキルを身につけることで
・新人が自分の力で成長できるようになる
・上司のマネジメントがより効率的になる！
（この方法を使えば、課題も明確になる）
上記2点が手に入れられることでしょう。
「時間管理のPDCA」を身につけさせる上で必要なことは３つ。
１つ目が、予定と実績の記入を徹底する、ことです。
当たり前だろ、と思われるかもしれませんが、
・30分単位で予定をたてる
・会議やミーティング等、
周りの人が関係する予定だけではなく、
自分のタスクを処理する時間も
必ずスケジューリングする
・飛び込み仕事が入っていいように、
「バッファ」の時間も予定に入れておく
等がポイントになります。
その上で、その日の終わりに
・実行前に想定していたタスク処理にかかる時間と、
実際にかかった時間とのギャップ
・想定外で発生した飛び込み仕事
を記入していきます。
ここで、出てくる
「思っていたより資料作成に時間がかかった」
「事務作業が多くて、お客様への電話が全然できなかった」
というギャップが上司が着手すべき「改善点」であり、
ここを修正するだけで、時間の使い方レベルが格段に向上します。
そして、２つ目に必要なことが、
「優先順位」をつける、ことです。
上記で挙げたようなタイプの新人が課題とするのは
上司や先輩からの依頼は“全て”緊急で重要なものだ！
という認識をしてしまっていることです。
つまり「優先順位」のつけ方がわかっていない、
ということです。
例えば、
・上司への報連相
・新人歓迎会の幹事
・訪問の事前準備
・社内のミーティング
・会議の資料作成
…
新人が仕事をする中で出てくるこれらの仕事は
会社やその日の状況、相手の有無等によって
優先順位が決まってきます。
時間管理をするうえで
まず新人にそれらのタスクを挙げさせ、
その後に優先順位をつけさせ、
それらを最終的に上司がチェックしていくことで
段々と自分の中で判断軸が出来てくるでしょう。
３つ目は、
「予定は、前日の内に作成」です。
研修やセミナーを通じて、
多くの新人と関わっていく中で気づいたことがあります。
それは、彼らの大半が予定を
「当日の朝」に立てているということでした。
勿論、慣れてきた社会人であれば全く問題ないのですが、
・その日の時間の使い方の振り返り・改善を
すぐその場で反映できる
・上司からのフィードバックをもらいやすい
（その日の実績の報告と同時に
翌営業日の予定も報告することで
効率的に修正できる）
・朝のゴールデンタイム時（目覚めてからの3時間）を
有効活用できるようにする
等の理由から、新人には
「予定は、前日の内に作成」
することをお勧めいたします。
簡単ではございますが、以上３つが
「時間管理のPDCA」を身に付けさせるポイントとなります。
時間の使い方(働き方)は、
社会人になってから初めの数年で身に付いたスタイルが
そのまま癖になりやすい項目の一つです。
ぜひ、まだ色に染まっていない早い段階で、
正しい時間の使い方(働き方)を身に付けさせて
あげてみてはいかがでしょうか。
長くなってしまいましたので、
今週はここまでとさせていただきます。
少しでも新人育成時にプラスになれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございます。
来週もよろしくお願いいたします。
